Trazabilidad del economato del hotel

En el módulo de economato se ha implementado la trazabilidad del economato del hotel, el seguimiento de los lotes de alimentos que se compran a los proveedores del hotel. Las inspecciones de sanidad de la Comunidad Valenciana se interesarán por estos datos a la hora de evaluar a los establecimientos hoteleros.

La operativa sería la siguiente.

Lo primero en la ficha de estos artículos debes marcar el check de ‘Activar trazabilidad’ MANTENIMIENTO-ARTICULOS:

En la entrada de albaranes, entrada de inventarios junto a la cantidad de estos artículos aparecerá icono que pulsaremos para indicar el número de lote y fecha de caducidad de la unidades compradas o inventariadas:

En el extracto artículo podremos visualizar esta información si tenemos el check marcado ‘Mostrar lotes’:

ExtractoTrazabilidad

Fin de Trazabilidad del economato del hotel .

 

 

 

 

 

 

 

Operativa básica ventanas de búsqueda (MANTENIMIENTO-ARTICULOS) aplicable a la mayoría de las aplicaciones Astro:

 

 

Si pulsamos Buscar el programa buscará todos los artículos que coincidan con los parámetros especificados y los mostrará en el recuadro de resultado.
El botón Limpiar vaciará el recuadro de resultado. Esta acción NO alterará la base de datos, es decir, borrará el resultado de una búsqueda del recuadro pero no lo borrará de la base de datos.
El botón Abrir abrirá un artículo cuando lo tengamos seleccionado.
El botón Borrar nos borrará un artículo cuando lo tengamos seleccionado, hay que tener en cuenta que nos alterará la base de datos.
El botón Añadir nos añadirá una línea para introducir un nuevo artículo de forma rápida pero para introducir sus datos tendremos que abrir el artículo o bien haciendo doble clic sobre el mismo (botón izquierdo del ratón).
Si queremos acceder a los datos de un artículo ya introducido, tenemos que realizar una búsqueda para localizarlo y hacer un doble clic sobre él, o teniendo seleccionado el artículo pulsar el botón Abrir.
Pulsaremos el botón Nuevo cuando queramos añadir un nuevo artículo y aparecerá una nueva ventana donde introducir sus datos.

Registro reservas no materializadas. PMS de Gestión hotelera.

El PMS de gestión hotelera no puede limitarse a ser una herramienta de control contable para liquidar impuestos y cumplir la contabilidad. La optimización de los ingresos tiene que ser máxima ya que no vamos a poder aumentar nuestra cantidad de habitaciones por encima de las que disponemos, aunque tengamos más demanda. La única opción es la de maximizar los ingresos optimizando el precio en cada momento, el revenue hotel, y para poder tener el máximo de información deberíamos saber cuantas reservas se han perdido, ya sea por nuestra culpa o porque el cliente nos ha rechazado, aquí entra en juego el registro de reservas no materializadas.

Esta opción permite registrar todas aquellas reservas que finalmente no se han confirmado, por diversos motivos, en nuestro establecimiento. Está situado en Reservas/tentativas. También permite consultar nuestro booking pero además de la información sobre la ocupación de nuestro establecimiento, muestra una valiosa información sobre el precio medio por persona, por habitación y el RevPar para cada uno de los días.

Seleccionando los días podemos registrar dicha demanda no materializada distinguiendo las reservas denegadas por el establecimiento y las rechazadas por el cliente. También, en esta misma pantalla, podremos introducir una reserva confirmada.

Esta podría ser una ventana de trabajo para la carga de reservas telefónicas de tal forma que a la vez que cargamos las nuevas reservas podemos reportar las perdidas.

Con toda esta información podremos obtener la demanda total de nuestro establecimiento.

Operativa y herramientas PMS:

El cuadro del final nos permite introducir observaciones en cada día.

La carga de una reserva o de una no materializada se hace después de seleccionar con el ratón los días por los que nos pregunta el cliente en el calendario de esta opción.

 

La carga de una no materializada es con el botón AÑADIR

 

El botón ELIMINAR nos permite reducir la cantidad de no materializadas.

 

 

 

Eventos y banquetes las ordenes de servicio

La gestión, en el PMS Hotel Astro, para las órdenes de servicio, permite organizar a todos los departamentos de nuestro hotel cuando  atendemos un evento en el que hay que sincronizar a muchos usuarios para conseguir un resultado profesional.

La entrada de reservas tiene una opción para confeccionar una carta de evento.EYBReserva

La carta del evento podemos definirla con cualquier entrada manual en varios si queremos avanzar sin tener que confeccionar todos los menús.

EYBcartaEventoCuando cargamos algún dato en esta ventana veremos que a la ventana le aparece un nuevo botón.

EYBplanificarAl entrar en planificar ya podemos añadir acciones para cada entrada de la carta de evento a realizar por cada departamento.

EYBplanificacion

Los listados que podrá sacar cada departamento les permitirán llevar a cabo sus órdenes de servicio.

EYBlistados

Ejemplo de listado

EYBordenDEservicio

 

Informe disponibilidad hotel call center

En la versión 17 de Astro hotel se ha añadido un informe para consulta de disponibilidad instantánea.  Es una herramienta muy útil para que los hoteles optimicen el tiempo de respuesta al huésped en la atención telefónica.

El acceso se realiza desde:

 

Las posibilidades de configuración  del informe hotel son las siguientes:

 

-Podemos seleccionar la fecha de entrada

-Podemos hacer que muestre la combinación de facturación que nos interese

-Podemos ampliar o reducir la fecha de salida

-Podemos convertir la consulta en reservas.

Control obrador hotel por PMS

Opción que se utilizará si un determinado departamento se dedica a la fabricación de un determinado artículo a

partir de un artículo o artículos de materia prima. Desde esta opción el PMS hotel Astro pondrá el artículo que se genera a partir del

artículo que se emplea y al aceptar se iniciará un proceso que generará automáticamente los movimientos en el

economato.

eNTRADAfABRICACION

 

Datos fabricación; artículo o materia prima a partir del cual se fabrica.

Datos generación; código del artículo que se fabrica y la cantidad que se fabrica.

En la ficha del artículo de fabricación en la pestaña de ‘Composición’ determinaremos los artículos y cantidades que

se utilizan para la fabricación.

 

En base a esta información y a la definición de las medidas del articulo generado (relación medidas capacidad/peso)

al ejecutar dicha opción se realizarán los movimientos de entrada y salida de fabricación.

 

Tarifas PMS Hotel sin descuento en pensiones

Este artículo nace de la posible necesidad de conseguir vender nuestras habitaciones extrayendo de los descuentos los precios asignados a las pensiones alimenticias del hotel.

Tarifas PMS Hotel

El apartado de tarifas de Astro esta compuesto de más de 20 apartados en los que ponemos definir infinitas combinaciones de precios y ofertas. Pero la mayoría de las ofertas se aplican también a los precios definidos para desayuno, almuerzo y cena.

Para corregir esta situación tenemos la posibilidad de crear filtros y así conseguiremos que las ofertas no afecten a estos servicios.

Primero tendremos que definir unos servicios nuevos de desayuno, almuerzo y cena según nuestras necesidades.

Estos servicios hay que crearlos independientemente de los que usa el programa (C, A y D) ya que se supone que necesitaremos que nuestras previsiones de cocina y listados de comedor reflejen la realidad del total de usuarios del servicio.

 

No hay que olvidarse de activar estos nuevos servicios en MANTENIMIENTO-SERVICIOS y asignar el IVA en gestión hotelera. Si vamos a usar este sistema como forma habitual de tarificar deberemos de dejar a cero la producción del componente DESAYUNO dentro de COMPONENTES DE LOS SERVICIOS. Lo mismo que con otros componentes que queramos que se comporten igual.

 

Con esta premisa cumplida ya podemos abrir el contrato y cargar precios y paquetes.

 

Los precios se definirán en base a ALOJAMIENTO H.

Los suplementos de régimen los crearemos pero a 0€, ya que tendremos que cargar cada reserva en el servicio compuesto que necesitemos para que se reflejen bien los listados de comedor.

Y con estos elementos definiremos los paquetes que necesitemos con los precios de pensiones que queramos. Este con cierto tipo de desayuno.

Otro con una media pensión, etc.

Con esto ya podemos probar una reserva.

Cargamos la reserva, en este caso HMP, y le asignamos el paquete de MP. Esto hace que en el apartado de extras tengamos los cargos de las pensiones bloqueados al venir de un paquete.

 

La valoración de la reserva queda bien, aunque solo muestra en detalle la parte correspondiente e la estancia.

 

Por otro lado tenemos los informes de comedor que no se ven duplicados en servicios. Primer día.

 

Segundo día

 

Tercer día.

 

Hay que tener en cuenta que todos los informes que muestren producciones de servicios aunque salgan desglosados los importes solo mostraran la producción del alojamiento H si aplicamos esta forma de tarificar.

La factura se reflejará de esta forma:

Tenemos una habitación a 80€ por día, desayunos a 5€ y cena a 10€.

Ahora podemos pasar a crear una oferta.

 

La oferta creada de esta forma valora la factura así:

 

Con lo que las pensiones alimenticias quedan intactas.

La carga del paquete en los grupos sería de esta forma.

 

Y la anulación del grupo es más simple que la de las reservas sueltas, ya que no pide eliminar el paquete.

 

Control coste buffet por relevé en software hotel

Esta podría ser otra forma de controlar el coste del comedor. En la sección anterior vimos la posibilidad de escandallar todos los lineales de nuestro buffet. El control coste buffet por relevé trataría de conseguir el mismo dato económico pero tratando la información de otra manera. En vez de buscar el detalle de todo lo que se sirve desde cocina a comedor vamos a buscar el dato del consumo por servicio que ha tenido la cocina.

 

Para que este sistema de control funcione nuestro cocinero tiene que reportar todos los consumos de cada servicio. El reporte se podría hacer con un movimiento de venta desde el programa de economato cargándolo después del servicio, o se podría hacer en tiempo real por medio de Astro TPV Supermercado.

Si realizamos este reporte desde TPV SUPERMERCADO nos libramos de tener cargado en el PMS todos los escandallos de todas las bandejas y lineales del comedor. El programa de supermercado trabaja con nuestros códigos de artículo de almacén y no con las líneas de carta que utiliza Astro TPV Restaurante. Además tiene otra ventaja, ya que podemos trabajar con decimales porque el módulo de restaurante no está pensado para la venta a granel de productos en los bares.

La pantalla donde cocina marcaría sus consumos diarios sería la siguiente:

 

Posteriormente el director puede consultar el coste de cada servicio en los informes de economato haciendo uso de una batería de informes que permiten ver la información de diferentes formas.

Una posibilidad sería esta:

 

Este cambio implicaría que los inventarios de economato ya no irían por asiento de venta, las diferencias en los recuentos mensuales pasarían a ser perdidas. La venta se reportaría en cada servicio.

Esta información y el dato de los huéspedes por cada servicio de comedor nos dará nuestro coste exacto por persona.

Los movimientos detallados por cada artículo tendrían este aspecto:

 

La centralita y el PMS ( software hotel )

La integración de la centralita telefónica y el software hotel (PMS) nos ofrece una vía de comunicación bidireccional entre las habitaciones y huéspedes y la recepción.telefono-vaquelita

Vamos a revisar alguna de las posibles funcionalidades que podemos aprovechar en este sentido.

  • La más evidente es el cargo automático de llamadas de teléfono en la factura de huésped. En este caso la centralita pasa información al PMS.
  • Este punto a su vez abre otro la posibilidad de apertura o no de la extensión dependiendo de que se de crédito a la habitación. Comunicación desde PMS a centralita.
  • Limitación del crédito a un importe variable. Dependiendo de posibles prepagos que haga el huésped. Comunicación PMS a centralita
  • Reportar al PMS en recepción el estado de limpieza de las habitaciones. Comunicación centralita a PMS. Gestión limpieza hotel .
  • Traspasar cargos del mini-bar a la cuenta de la reserva.
  • Cualquier otro traspaso de información codificable en el que el teléfono o su teclado pueda ser el medio de comunicación.

Centralita hotel

En futuras subsecciones ampliaremos cada apartado.

Reposicón mínimos economato hotel

En el economato hotel es de gran utilidad la reposición de los artículos bajo mínimos.

En Astro Economato disponemos de esta posibilidad realizando estos pasos previos.

Primero asignamos en la ficha del artículo las existencias mínimas y máximas en cada departamento.

 

Después, si queremos generar el traspaso desde nuestro economato, tendremos que asignar cual es el departamento de reposición de ese artículo en TPV Restaurante.

Ya podemos ejecutar el informe.

 

Obtenemos una informe que nos dice las cantidades a reponer.

 

Si pulsamos en generar el sistema creará el traspaso entre nuestro economato y el departamento bajo mínimos.

 

Imputación costes comedor por persona ( escandallo )

Una de las preguntas más recurrentes que tengo es la de como conseguir el coste exacto de cada servicio del comedor. El problema es que a la mayoría de los clientes no les gusta la respuesta…

Hay dos opciones:

-Obligamos al huésped a que coma cada uno la misma cantidad.

-Controlamos todo lo que entra y sale desde la cocina al buffet.

La primera es incomoda, a no ser que convirtamos nuestro comedor en un cuartel y tengamos al metre riñendo a los que no se coman su ración.

Optaremos por la segunda, aunque tengo que reconocer que tampoco es un dechado de comodidades.

Vamos a prescindir de sistemas que pesen las bandejas y que se conecten on-line con el PMS de economato, vamos a prescindir de sistemas de reconocimiento óptico de cada lineal del buffet… más que nada es que acaba siendo un poco matar moscas a cañonazos. Vamos a optar por utilizar nuestros medios informáticos dentro de unos costes razonables para conseguir nuestro objetivo:

Imputación costes comedor por persona

Tablet Restaurante Hotel
Tablet Restaurante Hotel

Vamos a elaborar la receta de elementos bajo mínimos:

-Una tableta económica de 10″ en la puerta de acceso al comedor.

-Una conexión WIFI.

-Un servidor de terminales

-1 Licencia de Astro TPV Restaurante.

-Trabajo de reporte de operaciones de nuestros empleados.

El coste es muy contenido, cualquier instalación mediana dispone de un servidor de terminales, y si no aquí estoy yo para poner uno.

Tenemos que disponer de un conjunto estandarizado de bandejas y presentaciones en nuestro buffet.

Nuestro cocinero tiene que tener realizados los escandallos de todo lo que sale de la cocina al comedor.

Esos escandallos los tenemos que tener realizados en la ficha de composición de Astro TPV Restaurante.

El siguiente paso es generar un nuevo departamento en Astro TPV y marcar las salidas en un panel personalizado del TPV para cocina.

Los listados del programa nos darán los costes exactos de cada servicio.