Herramienta automatizada revenue y B.I.

Astro Hotel sincroniza automáticamente la información de 3 temporadas contra la herramienta de business intelligence Matrio. Podemos definir las horas de sincronización que nos interese y podemos acceder a la información estemos donde estemos.

Esta herramienta incorpora un conjunto de informes personalizables indispensables para la toma de decisiones en base a la ocupación, precios de la pasada temporada, la actual y la previsión de evolución para los siguientes meses.

Las pantallas de esta herramienta tienen la suficiente complejidad como para dedicarle unos minutos en explicarlas.

Esta pantalla es interactiva y permite jugar con unos datos de simulación para poder ver la velocidad de respuesta con grandes volúmenes de información.

Los datos se construyen en base a unas fotos periódicas que el sistema toma con una carencia que podemos definir según nuestras necesidades.

Información incluida:

  • Evolución de Reservas
  • Forecast Diario
  • Análisis de Reservas
  • Análisis de Intermediarios
  • Evolución de Pickup
  • Pickup Dinámico
  • Shopper 60 días
  • Precio Medio Compset 365 días
  • Anticipación y Marketing Online
  • Progresión de Reservas
  • Cancelaciones y No Shows

Opción 1:

  • Climatología y No Shows
  • Reputación Online

Opción 2:

  • Climatología y No Shows
  • Reputación Online
  • Analítica Web
  • Presupuesto Comercial
  • Disparidades a 30 días
  • Precio Recomendado

¿ Qué voy a conseguir con el informe de hoy ?

  • Voy a analizar a qué ritmo están entrando las reservas.
  • Comprobaré cómo entraban el año pasado.
  • Miraré qué volumen de reservas debería ir recibiendo de hoy en adelante.
  • Y todos estos datos los podré filtrar por Segmento, Agencia, Pensión y Tipo de Habitación.
  • Con todo lo anterior, confirmaré la línea estratégica que debo seguir.

 

Glosario:

Ocupación: en porcentaje, no incluye las habitaciones marcadas como cerradas.

PMP: Precio medio por persona.

ADR: Precio medio por habitación ocupada.

RevPAR: Precio medio por habitación disponible del total de ingresos tipo alojamiento del establecimiento.

No Materializadas: Reservas registradas en la ventana de no materializadas (reservas no aceptadas por falta de espacio o rechazo del cliente).

Gestión de pedidos en los hoteles

La gestión de pedidos en los hoteles es una de las acciones en las que más tiempo pierde el personal de compras, una buena gestión de los pedidos permite ahorrar tiempos y prevenir compras no solicitadas. La generación de un pedido desde Astro Economato evita errores de interpretación, recepción de mercancías no solicitadas y un seguimiento riguroso de todas las mercaderías no recibidas.

Astro Economato permite realizar los pedidos a proveedores por varios caminos. Vamos a empezar por uno de los menos tecnológicos, las clásicas plantillas en papel.

Estas plantillas las mecanizamos, se supone que en este caso los departamentos no tienen un ordenador, y ya las hemos convertido en una información electrónica que permite un seguimiento automatizado.

Si se quiere parametrizar Astro Economato para realizar los pedidos a los proveedores en base a plantillas lo que se debe hacer es:
1. En la ficha del proveedor (Mantenimiento—Proveedores) le debemos poner la información en la pestaña “Días de Pedido” del día o días que debemos hacerle el pedido. Esta información va por establecimiento.


2.En las fichas de los artículos (Mantenimiento—Artículos) debemos tener parametrizado la pestaña “Departamentos autorizados”, donde pondremos a cada artículo para qué
establecimiento, departamento y proveedor está permitido dicho artículo. De esta forma controlamos la asignación del proveedor.

 

3. Una vez se tiene toda esta información rellenada podemos ir a Operativa—Plantilla pedido a proveedores donde podremos obtener los listados de todos los artículos que están
enlazados a proveedores que tenemos, por ejemplo, que su día de pedido es el lunes:

Vamos al informe y lo ejecutamos y nos saldrá una plantilla de lo que podemos hacer pedido los lunes:

 

Esta plantilla es para entregar a la persona o personas encargadas en cada departamento para realizar los pedidos. En este listado salen los artículos que se pueden comprar, la unidad de compra, la relación con la unidad de inventario, si hay un mínimo de compra y el proveedor al cual se compra cada artículo.

4. Una vez tenemos los pedidos realizados en el listado para introducirlos en máquina debemos ir a Operativa—Generar pedidos a proveedores en base a plantillas.
Al entrar en esta opción podemos filtrar por el día de pedido y debajo de la pantalla hay un botón de ‘generar plantilla’. Le damos a este botón y se generará la misma plantilla de cuando se obtuvo el listado.

 

Rellenaríamos en cada artículo la cantidad que deseamos pedir y al dar al botón “Aceptar” el programa nos va a generar los diferentes pedidos a los diferentes proveedores según los
artículos que se haya hecho pedido.

 

En la pantalla donde se generan los pedidos se pueden imprimir, enviar por e-mail si en el proveedor le tenemos puesto su dirección de e-mail,…
Si no se hace desde esa pantalla siempre se puede ir a Operativa—Pedidos para desde esa opción ya imprimirlos para pasarlos por fax, enviarlos por e-mail,…

5. Una vez realizado el pedido y nos llegue el género y el albarán; al pasar el albarán podemos aprovechar el pedido ya pasado y pasar el albarán a partir de éste. Para ello cuando estamos en la entrada de albaranes (Operativa—Albaranes) , hacemos uno nuevo y rellenamos los datos del albarán. Cuando estamos, normalmente, en los campos de fechas o forma de pago pulsamos la tecla “F6” y nos aparecerán los pedidos pendientes que tengamos del proveedor del cual estamos pasando el albarán.

En esta pantalla aparecerá el pedido con la cantidad pedida y un campo para que nosotros pongamos la cantidad del albarán. Al aceptar veremos que las líneas del albarán ya se
rellenarán.

Al grabar el albarán se cerrará el pedido si nos lo han servido todo o quedará abierto si queda género pendiente de servir. Aunque este comportamiento es parametrizable en el Mantenimiento—Establecimiento.
a) Podemos parametrizar si permitimos entrega parcial de pedidos o no. Si permitimos entrega parcial. Si hemos pedido 10 unidades y nos sirven 5, el pedido quedará abierto con las 5 unidades pendientes de servir. Si no lo tenemos permitido al grabar el albarán los pedidos se cerrarán nos lo hayan servido todo o no. Suele ser lo más habitual ya que si no nos han servido algún género lo que se suele hacer es un pedido nuevo. Pero es bueno saber que existen estas dos opciones de operar.
b) También se puede parametrizar el formato de la pantalla que aparece al pasar el pedido a albarán en el campo “Formato con precios al capturar un pedido desde albarán”. Si se tiene sin marcar aparecerá la pantalla que hemos visto anteriormente donde nos aparecen los pedidos pendientes con las cantidades pedidas para que nosotros pongamos las cantidades servidas en el albarán:
Pero si marcamos “Formato con precios al capturar un pedido desde albarán” al pasar el pedido a albarán nos aparecerá una pantalla más completa.

 

No sólo aparece la cantidad pedida sino también el precio de tarifa de proveedor, descuentos, impuesto, …
Con este formato de pantalla unida a que se tenga el tema de tarifas de proveedor bloqueadas o no se puede llegar a llevar un tema de reclamación de incidencias a los proveedores (nos sirven a un precio más alto del pactado con ellos entonces se crea en el albarán una incidencia para reclamar al proveedor esa diferencia de precio) , el tema de generación de diferentes tipos de incidencias en los albaranes que se registra en Astro Auditor (incidencia cantidad servida superior, precio servido inferior,…), ….

6. También al tener todo parametrizado se puede obtener un planning de proveedores donde nos aparecerá la información de los proveedores y el día de pedido que tenemos con ellos, el teléfono, fax, e-mail, persona de contacto,… toda esta información se puede obtener en la opción Listados—Proveedores—Plano de proveedores.

 

 

Business intelligence hotel, complemento del PMS

Nuestros clientes de Valencia, Alicante y Castellón tienen la posibilidad de beneficiarse de herramientas de business intelligence hotel, nuestra herramienta PMS Astro Hotel se beneficia de programas como Qlikview que permiten poder importar la información y devolver por pantalla respuestas inmediatas a consultas en las que hay millones de registros.

Se trata de capturas de información masivas en las que se interacciona con el informe y no se para de preguntar “y si..”, variables como la hora, la familia, el mes, etc te devuelven información en varios marcadores simultáneos.

 

Veamos un ejemplo business intelligence hotel: Pongamos que tengo 1 hotel y quiero analizar las ventas de los bares de 3 meses de dos ejercicios:

Business intelligence hotel

Con un click vería que ha pasado con uno solo de sus bares

PMS BUSINESS INTELLIGENCE

Con otro click podría ver como evolucionó la venta de cerveza

PMS hotel software bar

Podría ver el detalle de la cerveza por día de la semana

Ventas por hora día PMS

Cerveza por hora

Ventas por hora PMS

cerveza por servicio

ventas por servicio PMS

La descarga de la información es totalmente inocua, aunque puede ser un tanto tediosa dependiendo del volumen de datos de los que estemos hablando. Es recomendable hacerla fuera de hora de consulta pero luego los resultados de las consultas son instantáneos.

Despedimos el artículo con un script de recarga para los que sean más cotillas y disfruten viendo las tripas de estas cosas.

 

ODBC CONNECT TO [TIMON HOTEL] (XUserId is 666, XPassword is aaa);
SQL SELECT ESTABLECIMIENTO,
NOMBRE as ESTNOM
FROM EI.ESTABLECIMIENTO;
SQL SELECT “DEPARTAMENTO_ID”,
NOMBRE as DEPNOM,
ESTABLECIMIENTO
FROM EI.DEPARTAMENTO where TIPO_DEP=0;
SQL SELECT “DEPARTAMENTO_CAJA_ID”,
“DEPARTAMENTO_ID”,
DESCRIPCION
FROM EI.”DEPARTAMENTO_CAJA”;
SQL SELECT CAJA,
/*”DEPARTAMENTO_CAJA_ID”,
“DEPARTAMENTO_ID”,
EMPRESA,
ESTABLECIMIENTO,*/
ESTADO as TICKETESTADO,
FECHA as FECHATICKET,
HORA,
(HOUR (HORA)) AS MOMENTO,
if ( MOMENTO = 19 or MOMENTO = 20 or MOMENTO = 21 or MOMENTO = 22 or MOMENTO = 23 or MOMENTO = 0 or MOMENTO = 1 or MOMENTO = 2 or MOMENTO = 3 or MOMENTO = 4) then ‘CENA’ else ‘ALMUERZO’ endif as SERVICIO,
TICKET,
“TICKET_CABECERA”,
ZETA
FROM EI.”TICKET_CABECERA”;
SQL SELECT “TICKET_CABECERA”,
“TICKET_TOTAL”,
TOTAL
FROM EI.”TICKET_TOTAL”;
SQL SELECT “DEPARTAMENTO_CAJA_ID”,
“departamento_id”,
EMPRESA,
/*ESTABLECIMIENTO,*/
ESTADO as ZETAESTADO,
FECHA,
(DATEPART (month,FECHA)) AS MES,
(DATEPART (weekday,FECHA)) AS DIASEMANA,
“NUMERO_ZETA”,
TEMPORADA,
ZETA
FROM EI.ZETA;
SQL SELECT DESCRIPCION AS COBROTIPO,
“TESORERIA_MODO”,
“TIPO_COBRO”
FROM EI.”TESORERIA_MODO”;
SQL SELECT “TESORERIA_MODO”,
“TICKET_CABECERA”
FROM EI.”TICKET_CABECERA_COBRO”;
SQL SELECT “CARTA_GRUPO”,
“CARTA_LINEA”
FROM EI.”CARTA_LINEA”;
SQL SELECT “CARTA_LINEA”,
TOTAL as TOTALLINEA,
TICKET_CABECERA
FROM EI.”TICKET_LINEA”;
SQL SELECT “CARTA_GRUPO”,
DESCRIPCION as GRUPOCARTA
FROM EI.”CARTA_GRUPO”;
SQL SELECT EMPRESA,
RAZON
FROM EI.EMPRESA;

Control coste buffet por relevé en software hotel

Esta podría ser otra forma de controlar el coste del comedor. En la sección anterior vimos la posibilidad de escandallar todos los lineales de nuestro buffet. El control coste buffet por relevé trataría de conseguir el mismo dato económico pero tratando la información de otra manera. En vez de buscar el detalle de todo lo que se sirve desde cocina a comedor vamos a buscar el dato del consumo por servicio que ha tenido la cocina.

 

Para que este sistema de control funcione nuestro cocinero tiene que reportar todos los consumos de cada servicio. El reporte se podría hacer con un movimiento de venta desde el programa de economato cargándolo después del servicio, o se podría hacer en tiempo real por medio de Astro TPV Supermercado.

Si realizamos este reporte desde TPV SUPERMERCADO nos libramos de tener cargado en el PMS todos los escandallos de todas las bandejas y lineales del comedor. El programa de supermercado trabaja con nuestros códigos de artículo de almacén y no con las líneas de carta que utiliza Astro TPV Restaurante. Además tiene otra ventaja, ya que podemos trabajar con decimales porque el módulo de restaurante no está pensado para la venta a granel de productos en los bares.

La pantalla donde cocina marcaría sus consumos diarios sería la siguiente:

 

Posteriormente el director puede consultar el coste de cada servicio en los informes de economato haciendo uso de una batería de informes que permiten ver la información de diferentes formas.

Una posibilidad sería esta:

 

Este cambio implicaría que los inventarios de economato ya no irían por asiento de venta, las diferencias en los recuentos mensuales pasarían a ser perdidas. La venta se reportaría en cada servicio.

Esta información y el dato de los huéspedes por cada servicio de comedor nos dará nuestro coste exacto por persona.

Los movimientos detallados por cada artículo tendrían este aspecto: