Protegido: Informe Revenue PMS hotel software, mejoras
Registro reservas no materializadas. PMS de Gestión hotelera.
El PMS de gestión hotelera no puede limitarse a ser una herramienta de control contable para liquidar impuestos y cumplir la contabilidad. La optimización de los ingresos tiene que ser máxima ya que no vamos a poder aumentar nuestra cantidad de habitaciones por encima de las que disponemos, aunque tengamos más demanda. La única opción es la de maximizar los ingresos optimizando el precio en cada momento, el revenue hotel, y para poder tener el máximo de información deberíamos saber cuantas reservas se han perdido, ya sea por nuestra culpa o porque el cliente nos ha rechazado, aquí entra en juego el registro de reservas no materializadas.
Esta opción permite registrar todas aquellas reservas que finalmente no se han confirmado, por diversos motivos, en nuestro establecimiento. Está situado en Reservas/tentativas. También permite consultar nuestro booking pero además de la información sobre la ocupación de nuestro establecimiento, muestra una valiosa información sobre el precio medio por persona, por habitación y el RevPar para cada uno de los días.
Seleccionando los días podemos registrar dicha demanda no materializada distinguiendo las reservas denegadas por el establecimiento y las rechazadas por el cliente. También, en esta misma pantalla, podremos introducir una reserva confirmada.
Esta podría ser una ventana de trabajo para la carga de reservas telefónicas de tal forma que a la vez que cargamos las nuevas reservas podemos reportar las perdidas.
Con toda esta información podremos obtener la demanda total de nuestro establecimiento.
Operativa y herramientas PMS:
El cuadro del final nos permite introducir observaciones en cada día.
La carga de una reserva o de una no materializada se hace después de seleccionar con el ratón los días por los que nos pregunta el cliente en el calendario de esta opción.
La carga de una no materializada es con el botón AÑADIR
El botón ELIMINAR nos permite reducir la cantidad de no materializadas.
Eventos y banquetes las ordenes de servicio
La gestión, en el PMS Hotel Astro, para las órdenes de servicio, permite organizar a todos los departamentos de nuestro hotel cuando atendemos un evento en el que hay que sincronizar a muchos usuarios para conseguir un resultado profesional.
La entrada de reservas tiene una opción para confeccionar una carta de evento.
La carta del evento podemos definirla con cualquier entrada manual en varios si queremos avanzar sin tener que confeccionar todos los menús.
Cuando cargamos algún dato en esta ventana veremos que a la ventana le aparece un nuevo botón.
Al entrar en planificar ya podemos añadir acciones para cada entrada de la carta de evento a realizar por cada departamento.
Los listados que podrá sacar cada departamento les permitirán llevar a cabo sus órdenes de servicio.
Ejemplo de listado
Informe disponibilidad hotel call center
En la versión 17 de Astro hotel se ha añadido un informe para consulta de disponibilidad instantánea. Es una herramienta muy útil para que los hoteles optimicen el tiempo de respuesta al huésped en la atención telefónica.
El acceso se realiza desde:
Las posibilidades de configuración del informe hotel son las siguientes:
-Podemos seleccionar la fecha de entrada
-Podemos hacer que muestre la combinación de facturación que nos interese
-Podemos ampliar o reducir la fecha de salida
-Podemos convertir la consulta en reservas.
Tarifas PMS Hotel sin descuento en pensiones
Este artículo nace de la posible necesidad de conseguir vender nuestras habitaciones extrayendo de los descuentos los precios asignados a las pensiones alimenticias del hotel.
Tarifas PMS Hotel
El apartado de tarifas de Astro esta compuesto de más de 20 apartados en los que ponemos definir infinitas combinaciones de precios y ofertas. Pero la mayoría de las ofertas se aplican también a los precios definidos para desayuno, almuerzo y cena.
Para corregir esta situación tenemos la posibilidad de crear filtros y así conseguiremos que las ofertas no afecten a estos servicios.
Primero tendremos que definir unos servicios nuevos de desayuno, almuerzo y cena según nuestras necesidades.
Estos servicios hay que crearlos independientemente de los que usa el programa (C, A y D) ya que se supone que necesitaremos que nuestras previsiones de cocina y listados de comedor reflejen la realidad del total de usuarios del servicio.
No hay que olvidarse de activar estos nuevos servicios en MANTENIMIENTO-SERVICIOS y asignar el IVA en gestión hotelera. Si vamos a usar este sistema como forma habitual de tarificar deberemos de dejar a cero la producción del componente DESAYUNO dentro de COMPONENTES DE LOS SERVICIOS. Lo mismo que con otros componentes que queramos que se comporten igual.
Con esta premisa cumplida ya podemos abrir el contrato y cargar precios y paquetes.
Los precios se definirán en base a ALOJAMIENTO H.
Los suplementos de régimen los crearemos pero a 0€, ya que tendremos que cargar cada reserva en el servicio compuesto que necesitemos para que se reflejen bien los listados de comedor.
Y con estos elementos definiremos los paquetes que necesitemos con los precios de pensiones que queramos. Este con cierto tipo de desayuno.
Otro con una media pensión, etc.
Con esto ya podemos probar una reserva.
Cargamos la reserva, en este caso HMP, y le asignamos el paquete de MP. Esto hace que en el apartado de extras tengamos los cargos de las pensiones bloqueados al venir de un paquete.
La valoración de la reserva queda bien, aunque solo muestra en detalle la parte correspondiente e la estancia.
Por otro lado tenemos los informes de comedor que no se ven duplicados en servicios. Primer día.
Segundo día
Tercer día.
Hay que tener en cuenta que todos los informes que muestren producciones de servicios aunque salgan desglosados los importes solo mostraran la producción del alojamiento H si aplicamos esta forma de tarificar.
La factura se reflejará de esta forma:
Tenemos una habitación a 80€ por día, desayunos a 5€ y cena a 10€.
Ahora podemos pasar a crear una oferta.
La oferta creada de esta forma valora la factura así:
Con lo que las pensiones alimenticias quedan intactas.
La carga del paquete en los grupos sería de esta forma.
Y la anulación del grupo es más simple que la de las reservas sueltas, ya que no pide eliminar el paquete.
Aprovecha los fondos del tripartito para formación hotelera
El año se acaba y con él la vigencia anual de los fondos para formación de trabajadores. Si todavía te quedan fondos úsalos antes de que se pierdan y mejora la formación hotelera. Matrio te da la posibilidad de gestionar el uso los créditos de formación, también los puede gestionar directamente en http://www.fundaciontripartita.org/ y reducir el coste de la formación haciendo directamente la tramitación del curso.
Si no te quedan fondos tengo una buena noticia, llega el 2016 y la empresa volverá a tener llena la hucha de fondos para mejorar la formación de todos los departamentos del hotel y que la informática, el PMS y Astro se conviertan en una herramienta útil y no en una pesadilla.
Control coste buffet por relevé en software hotel
Esta podría ser otra forma de controlar el coste del comedor. En la sección anterior vimos la posibilidad de escandallar todos los lineales de nuestro buffet. El control coste buffet por relevé trataría de conseguir el mismo dato económico pero tratando la información de otra manera. En vez de buscar el detalle de todo lo que se sirve desde cocina a comedor vamos a buscar el dato del consumo por servicio que ha tenido la cocina.
Para que este sistema de control funcione nuestro cocinero tiene que reportar todos los consumos de cada servicio. El reporte se podría hacer con un movimiento de venta desde el programa de economato cargándolo después del servicio, o se podría hacer en tiempo real por medio de Astro TPV Supermercado.
Si realizamos este reporte desde TPV SUPERMERCADO nos libramos de tener cargado en el PMS todos los escandallos de todas las bandejas y lineales del comedor. El programa de supermercado trabaja con nuestros códigos de artículo de almacén y no con las líneas de carta que utiliza Astro TPV Restaurante. Además tiene otra ventaja, ya que podemos trabajar con decimales porque el módulo de restaurante no está pensado para la venta a granel de productos en los bares.
La pantalla donde cocina marcaría sus consumos diarios sería la siguiente:
Posteriormente el director puede consultar el coste de cada servicio en los informes de economato haciendo uso de una batería de informes que permiten ver la información de diferentes formas.
Una posibilidad sería esta:
Este cambio implicaría que los inventarios de economato ya no irían por asiento de venta, las diferencias en los recuentos mensuales pasarían a ser perdidas. La venta se reportaría en cada servicio.
Esta información y el dato de los huéspedes por cada servicio de comedor nos dará nuestro coste exacto por persona.
Los movimientos detallados por cada artículo tendrían este aspecto:
La centralita y el PMS ( software hotel )
La integración de la centralita telefónica y el software hotel (PMS) nos ofrece una vía de comunicación bidireccional entre las habitaciones y huéspedes y la recepción.
Vamos a revisar alguna de las posibles funcionalidades que podemos aprovechar en este sentido.
- La más evidente es el cargo automático de llamadas de teléfono en la factura de huésped. En este caso la centralita pasa información al PMS.
- Este punto a su vez abre otro la posibilidad de apertura o no de la extensión dependiendo de que se de crédito a la habitación. Comunicación desde PMS a centralita.
- Limitación del crédito a un importe variable. Dependiendo de posibles prepagos que haga el huésped. Comunicación PMS a centralita
- Reportar al PMS en recepción el estado de limpieza de las habitaciones. Comunicación centralita a PMS. Gestión limpieza hotel .
- Traspasar cargos del mini-bar a la cuenta de la reserva.
- Cualquier otro traspaso de información codificable en el que el teléfono o su teclado pueda ser el medio de comunicación.
En futuras subsecciones ampliaremos cada apartado.
Lector documentos hotel software
La integración en nuestro PMS de la información es una de las mayores bazas para que saquemos partido a nuestro software. El lector de documentos en el hotel es una de las herramientas que mejor facilita la integración de la información. En Matrio somos distribuidores del lector de documentos iCar pero además dentro del PMS Astro Hotel Software tenemos enlaces para poder integrar otros sistemas como son :
- La plataforma de software de iCAR. escáner basado en una cámara fotográfica fija de alta velocidad
- Icap igual hardware que iCAR pero con un soft que aglutina la gestión de las tarjetas magnéticas de las puertas y el reconocimiento de documentos.
- Quick-in solución de Tesa para el reconocimiento de documentos mediante un escáner plano.
- Bankor K2S, es un producto basado en un escáner de arrastre con opción de lectura de chip.
- ScanShell 1000, visualmente es el mismo producto que el Quick-in pero sin la personalización de Tesa.
- Emulación de teclado. Este sistema no precisa de ningún módulo de enlace con el PMS ya que básicamente se trata de que el lector se comporta como si fuera el teclado y lo que hacemos es definir los saltos que se producen en cada salto de lectura. Es un sistema de protocolo abierto y del que incluso el software de iCar lleva un programa de emulación teclado para que podamos emplearlo en programas basados en navegador web.
Cualquiera de todos estos sistemas entran dentro de nuestro ámbito de trabajo, ante cualquier duda contacte con nosotros.