La gestión de ofertas en el PMS del 2017

La gestión de ofertas en el PMS del 2017 nos depara unos cambios muy importantes en el uso que tenía hasta este momento el front de ASTRO Hotel.

Cuando actualicemos a una versión superior a la versión 16 el proceso de actualización nos transformará las ofertas que se han ido utilizando hasta ahora al nuevo formato.

Gestión de ofertas en el PMS

En estas nuevas versiones se podrá realizar una configuración a través de plantillas y gestión de las ofertas desde fuera de los contratos de cada agencia:

 

El proceso de actualización lo que hará es transformar las ofertas que existían hasta este momento (Ofertas por anticipación, Ofertas Tipo,…) en plantillas. Éstas se podrán visualizar desde las políticas de precios:

 

Cada oferta, como siempre, tiene unas condiciones (las que deben cumplir las reservas para aplicarse la oferta) y la oferta (lo que se aplica a las reservas que cumplan las condiciones, por ejemplo, porcentaje de descuento,…) en este punto, si tenemos una oferta que aplique importe y descuento, lo aplicará en el orden en que se indique.

En esta opción de ‘Plantillas’ el usuario podrá crearse las plantillas que necesite según los contratos que tenga firmados con las agencias y podrá poner todas las condiciones que correspondan. Lo que, por defecto, el programa crea las ya existentes hasta este momento para que los usuarios no se vean afectados por el cambio de versión. Pero la idea es que los usuarios puedan configurar sus plantillas según sus necesidades y hacer que la gestión de las ofertas sea más ágil.

En el contrato de las agencias veremos que el apartado de las ofertas ha cambiado:

 

Las ofertas se podrán configurar igualmente desde dentro del contrato de una agencia o desde la nueva opción de políticas de precios. Desde esta nueva opción se podrá asignar una misma oferta a varias agencias y de esta manera conseguiremos reducir el número de líneas de oferta a configurar.

 

Plantillas de ofertas.

Las plantillas de ofertas se crearán desde la opción datos activos. Lo primero que nos pedirá es que le asignemos qué tipo de oferta es. Estos tipos de oferta se podrán dar de alta desde Parametrización:

 

Podremos asignar el nombre del tipo de oferta y un color.

Nota: el programa, por defecto, durante la actualización crea los tipos de oferta que existían en Astro Hotel hasta este momento.

Añadiremos una nueva plantilla pulsando el botón ‘Añadir’:

 

En el campo ‘Tipo Ofe’ buscaremos el tipo que corresponda. Le podremos asignar un nombre para identificar esta plantilla.

Para asignar las condiciones que deben cumplir las reservas para esta plantilla en la parte inferior izquierda pulsaremos el botón ‘Editar’:

 

Nos aparecerá pantalla para que seleccionemos los parámetros que necesitamos para configurar las condiciones de dicha plantilla (Fecha entrada, fecha reserva, noches,…). Elegiremos las que necesitemos y pulsaremos ‘Aceptar’:

 

Podremos indicar si este parámetro de la condición será obligatorio informar a la hora de dar de alta las ofertas desde la nueva gestión o el contrato de las agencias. También podremos poner el orden en que aparezcan estas condiciones.

En el apartado inferior central podremos configurar las ofertas que se podrán configurar al utilizar esta plantilla. Pulsaremos el botón ‘Editar’ y nos aparecerá la lista de las opciones existentes y seleccionaremos las que necesitemos para la plantilla actual:

 

Se podrán seleccionar todas las opciones que necesitemos.

 

Por último, podremos indicar una observación a la plantilla.

 

Gestión de ofertas

 Una vez tengamos creadas las plantillas que necesitemos podremos ir a configurar las ofertas y gestionarlas (asignarlas a las agencias que correspondan,…) desde la nueva opción de  gestión.

 

Pulsaremos el botón ‘Añadir’ y nos aparecerá pantalla para que elijamos a partir de qué plantilla vamos a configurar la oferta. Pulsaremos ‘Aceptar’ y nos aparecerá una línea nueva con las condiciones de la plantilla seleccionada y las ofertas. Le podremos asignar un nombre a la oferta para distinguirlo en la valoración de las reservas,…

 

Le asignaremos un ‘Orden’. El programa utiliza este orden para empezar el recorrido de las ofertas para saber si aplicarlas o no a una determinada reserva. El programa empieza por las líneas de oferta de menor orden a mayor.

El campo ‘Acumulable’ sirve para configurar las líneas de oferta que sean acumulables con otras. Una línea de oferta se podrá acumular con otras líneas que tengan el mismo orden que le pongamos en el campo ‘Acumulable’.

 

Por ejemplo, en la pantalla superior vemos que la oferta 100 se podrá acumular con las líneas de oferta de orden 150 y si fuera acumulable a más, indicaríamos todos los números de las ofertas separados por comas y en las reservas se aplicarán en ese orden.

También veremos que muchos parámetros nos permiten indicar listas (por ejemplo, en el campo ‘Servicio’ podremos indicar una lista de servicios); esto hará que en una sola línea podamos configurar varias líneas de oferta que se debía hacer en las versiones anteriores.

En el apartado de la derecha configuraremos las ofertas a aplicar a las reservas que cumplan las condiciones indicadas anteriormente. Aparecerán las posibilidades que hayamos indicado al configurar la plantilla.

 

Con el botón de ‘Agencias’ en la parte inferior derecha podremos asignar la línea de oferta a los contratos de las agencias que correspondan.

 

En esta pantalla de Gestión de Ofertas si nos ponemos sobre una determinada línea con los iconos de la izquierda de la línea podremos:

  • Ver Acumulables; ver con qué otras líneas de oferta puede acumularse la que estamos seleccionando:

 

Agrupar ofertas idénticas; el programa nos mostrará las líneas de oferta que tienen las mismas condiciones y ofertas. De esta manera podremos decidir unificarlas todas en una sola y evitar tener líneas duplicadas donde sólo cambie la agencia.

 

Si agrupamos conseguiremos que 7 líneas se unifiquen en una sola pulsando el botón ‘Agrupar’

 

Aparecerá el siguiente mensaje que aceptaremos:

 

Nota: esta opción puede ser muy útil cuando una vez se actualice con esta versión el programa cree las ofertas a partir de las que se tengan configuradas ya que se puede reducir el número de líneas si una misma oferta se tiene en varias agencias.

También desde esta opción tendremos la posibilidad si nos situamos sobre una determinada oferta de ver las reservas que se ven afectada por ella. Para ello tendremos en la parte inferior derecha el botón ‘Ver Reservas’:

 

Aparecerá pantalla con las reservas afectadas por esta oferta:

 

Por último, en la parte superior de la pantalla de Gestión de ofertas tendremos tres filtros: la lupa ; para poder buscar un determinado nombre de oferta.

 

Filtrar agencia; para poder filtrar por una determinada agencia y obtener las líneas de oferta que tiene asociadas.

 

Filtrar por tarifa; las ofertas siempre van relacionados a un nombre de tarifa ya sea el contrato general o a los posibles contratos que tengamos configurados con nombre de tarifa. Por tanto, para introducir las ofertas o visualizarlas primero deberemos elegir sobre qué contrato las queremos introducir o visualizar (sólo se puede elegir uno).

 

Gestión de pedidos en los hoteles

La gestión de pedidos en los hoteles es una de las acciones en las que más tiempo pierde el personal de compras, una buena gestión de los pedidos permite ahorrar tiempos y prevenir compras no solicitadas. La generación de un pedido desde Astro Economato evita errores de interpretación, recepción de mercancías no solicitadas y un seguimiento riguroso de todas las mercaderías no recibidas.

Astro Economato permite realizar los pedidos a proveedores por varios caminos. Vamos a empezar por uno de los menos tecnológicos, las clásicas plantillas en papel.

Estas plantillas las mecanizamos, se supone que en este caso los departamentos no tienen un ordenador, y ya las hemos convertido en una información electrónica que permite un seguimiento automatizado.

Si se quiere parametrizar Astro Economato para realizar los pedidos a los proveedores en base a plantillas lo que se debe hacer es:
1. En la ficha del proveedor (Mantenimiento—Proveedores) le debemos poner la información en la pestaña “Días de Pedido” del día o días que debemos hacerle el pedido. Esta información va por establecimiento.


2.En las fichas de los artículos (Mantenimiento—Artículos) debemos tener parametrizado la pestaña “Departamentos autorizados”, donde pondremos a cada artículo para qué
establecimiento, departamento y proveedor está permitido dicho artículo. De esta forma controlamos la asignación del proveedor.

 

3. Una vez se tiene toda esta información rellenada podemos ir a Operativa—Plantilla pedido a proveedores donde podremos obtener los listados de todos los artículos que están
enlazados a proveedores que tenemos, por ejemplo, que su día de pedido es el lunes:

Vamos al informe y lo ejecutamos y nos saldrá una plantilla de lo que podemos hacer pedido los lunes:

 

Esta plantilla es para entregar a la persona o personas encargadas en cada departamento para realizar los pedidos. En este listado salen los artículos que se pueden comprar, la unidad de compra, la relación con la unidad de inventario, si hay un mínimo de compra y el proveedor al cual se compra cada artículo.

4. Una vez tenemos los pedidos realizados en el listado para introducirlos en máquina debemos ir a Operativa—Generar pedidos a proveedores en base a plantillas.
Al entrar en esta opción podemos filtrar por el día de pedido y debajo de la pantalla hay un botón de ‘generar plantilla’. Le damos a este botón y se generará la misma plantilla de cuando se obtuvo el listado.

 

Rellenaríamos en cada artículo la cantidad que deseamos pedir y al dar al botón “Aceptar” el programa nos va a generar los diferentes pedidos a los diferentes proveedores según los
artículos que se haya hecho pedido.

 

En la pantalla donde se generan los pedidos se pueden imprimir, enviar por e-mail si en el proveedor le tenemos puesto su dirección de e-mail,…
Si no se hace desde esa pantalla siempre se puede ir a Operativa—Pedidos para desde esa opción ya imprimirlos para pasarlos por fax, enviarlos por e-mail,…

5. Una vez realizado el pedido y nos llegue el género y el albarán; al pasar el albarán podemos aprovechar el pedido ya pasado y pasar el albarán a partir de éste. Para ello cuando estamos en la entrada de albaranes (Operativa—Albaranes) , hacemos uno nuevo y rellenamos los datos del albarán. Cuando estamos, normalmente, en los campos de fechas o forma de pago pulsamos la tecla “F6” y nos aparecerán los pedidos pendientes que tengamos del proveedor del cual estamos pasando el albarán.

En esta pantalla aparecerá el pedido con la cantidad pedida y un campo para que nosotros pongamos la cantidad del albarán. Al aceptar veremos que las líneas del albarán ya se
rellenarán.

Al grabar el albarán se cerrará el pedido si nos lo han servido todo o quedará abierto si queda género pendiente de servir. Aunque este comportamiento es parametrizable en el Mantenimiento—Establecimiento.
a) Podemos parametrizar si permitimos entrega parcial de pedidos o no. Si permitimos entrega parcial. Si hemos pedido 10 unidades y nos sirven 5, el pedido quedará abierto con las 5 unidades pendientes de servir. Si no lo tenemos permitido al grabar el albarán los pedidos se cerrarán nos lo hayan servido todo o no. Suele ser lo más habitual ya que si no nos han servido algún género lo que se suele hacer es un pedido nuevo. Pero es bueno saber que existen estas dos opciones de operar.
b) También se puede parametrizar el formato de la pantalla que aparece al pasar el pedido a albarán en el campo “Formato con precios al capturar un pedido desde albarán”. Si se tiene sin marcar aparecerá la pantalla que hemos visto anteriormente donde nos aparecen los pedidos pendientes con las cantidades pedidas para que nosotros pongamos las cantidades servidas en el albarán:
Pero si marcamos “Formato con precios al capturar un pedido desde albarán” al pasar el pedido a albarán nos aparecerá una pantalla más completa.

 

No sólo aparece la cantidad pedida sino también el precio de tarifa de proveedor, descuentos, impuesto, …
Con este formato de pantalla unida a que se tenga el tema de tarifas de proveedor bloqueadas o no se puede llegar a llevar un tema de reclamación de incidencias a los proveedores (nos sirven a un precio más alto del pactado con ellos entonces se crea en el albarán una incidencia para reclamar al proveedor esa diferencia de precio) , el tema de generación de diferentes tipos de incidencias en los albaranes que se registra en Astro Auditor (incidencia cantidad servida superior, precio servido inferior,…), ….

6. También al tener todo parametrizado se puede obtener un planning de proveedores donde nos aparecerá la información de los proveedores y el día de pedido que tenemos con ellos, el teléfono, fax, e-mail, persona de contacto,… toda esta información se puede obtener en la opción Listados—Proveedores—Plano de proveedores.

 

 

Tarifas PMS Hotel sin descuento en pensiones

Este artículo nace de la posible necesidad de conseguir vender nuestras habitaciones extrayendo de los descuentos los precios asignados a las pensiones alimenticias del hotel.

Tarifas PMS Hotel

El apartado de tarifas de Astro esta compuesto de más de 20 apartados en los que ponemos definir infinitas combinaciones de precios y ofertas. Pero la mayoría de las ofertas se aplican también a los precios definidos para desayuno, almuerzo y cena.

Para corregir esta situación tenemos la posibilidad de crear filtros y así conseguiremos que las ofertas no afecten a estos servicios.

Primero tendremos que definir unos servicios nuevos de desayuno, almuerzo y cena según nuestras necesidades.

Estos servicios hay que crearlos independientemente de los que usa el programa (C, A y D) ya que se supone que necesitaremos que nuestras previsiones de cocina y listados de comedor reflejen la realidad del total de usuarios del servicio.

 

No hay que olvidarse de activar estos nuevos servicios en MANTENIMIENTO-SERVICIOS y asignar el IVA en gestión hotelera. Si vamos a usar este sistema como forma habitual de tarificar deberemos de dejar a cero la producción del componente DESAYUNO dentro de COMPONENTES DE LOS SERVICIOS. Lo mismo que con otros componentes que queramos que se comporten igual.

 

Con esta premisa cumplida ya podemos abrir el contrato y cargar precios y paquetes.

 

Los precios se definirán en base a ALOJAMIENTO H.

Los suplementos de régimen los crearemos pero a 0€, ya que tendremos que cargar cada reserva en el servicio compuesto que necesitemos para que se reflejen bien los listados de comedor.

Y con estos elementos definiremos los paquetes que necesitemos con los precios de pensiones que queramos. Este con cierto tipo de desayuno.

Otro con una media pensión, etc.

Con esto ya podemos probar una reserva.

Cargamos la reserva, en este caso HMP, y le asignamos el paquete de MP. Esto hace que en el apartado de extras tengamos los cargos de las pensiones bloqueados al venir de un paquete.

 

La valoración de la reserva queda bien, aunque solo muestra en detalle la parte correspondiente e la estancia.

 

Por otro lado tenemos los informes de comedor que no se ven duplicados en servicios. Primer día.

 

Segundo día

 

Tercer día.

 

Hay que tener en cuenta que todos los informes que muestren producciones de servicios aunque salgan desglosados los importes solo mostraran la producción del alojamiento H si aplicamos esta forma de tarificar.

La factura se reflejará de esta forma:

Tenemos una habitación a 80€ por día, desayunos a 5€ y cena a 10€.

Ahora podemos pasar a crear una oferta.

 

La oferta creada de esta forma valora la factura así:

 

Con lo que las pensiones alimenticias quedan intactas.

La carga del paquete en los grupos sería de esta forma.

 

Y la anulación del grupo es más simple que la de las reservas sueltas, ya que no pide eliminar el paquete.