Control de compras y platos rentables

¿Estoy perdiendo dinero con cada plato que vendo? En ocasiones esta es una duda que surge cuando miramos los precios de nuestra carta. Un correcto precio de venta tiene que venir determinado por la información de precios actualizada en nuestras compras.

Tener un programa como Astro o Cuiner nos permitirá poder consultar informes como este, que nos ayudarán a saber que es lo que más vendemos y cuánto le ganamos. Al solicitarlo le indicamos de que fecha a que fecha y aplicamos el resto de filtros que queramos para limitar la información que se muestra.

Informe de ventas y beneficios restaurante
Informe de ventas y beneficios restaurante

Pero para poder obtener esta información hay un trabajo previo de:

-Confección de escandallo

-Tener nuestros costes actualizados con cada albarán de compra.

Confección de escandallo

Para conseguir un buen escandallo no solo hay que limitarse a confeccionar una receta. Hay que escoger las unidades de medida correctas. Hay que reflejar esas medidas dentro de un software de restauración y esas medidas tienen que ser independientes de las que usen nuestros proveedores para que la receta no cambie por cambiar de proveedor.

Para evitar esto nuestro programa tiene que tener herramientas de conversión automática para no tener que andar con una calculadora cada vez que pasamos un albarán. También es importante poder trabajar con recetas intermedias para no tener que repetir escandallos completos de salsas en cada plato.

En Cuiner esta herramienta se llama agrupaciones:

En Astro son unidades de conversión de escandallo y se trabaja por artículo propio (el de inventario) y referencias asociadas de proveedores:

Conversion unidad escandallo

Un escandallo en Cuiner quedaría así

escandallo pizza

Un escandallo en Astro tendría esta forma

escandallo restaurante hotel

Ambas soluciones son perfectas para el mercado de la restauración pero la de Astro por la cantidad de módulos que completan el ERP es la ideal para la gestión de alimentos en los hoteles.

Tener los costes actualizados

La entrada de albaranes es tediosa pero la memorización de códigos y precios por parte de Astro y Cuiner ayuda a que el trabajo sea más ágil.

Albarán compra proveedor restaurante

Los códigos se asocian a los de nuestros artículos de escandallo y la carga diaria de esta información nos ayuda a conocer nuestros costes por plato vendido, el coste de consumo del departamento y además se traspasará a nuestra contabilidad. Lo que nos permitirá controlar las facturas de resumen mensual y ahorrar tiempo de carga de documentos a nuestro contable.

Está información será imprescindible si realizamos inventarios mensuales ya sean como elemento de control o como única herramienta para obtener costes mensuales del departamento/restaurante.

Pero esto ya será parte de otra entrada de nuestro blog.

Gestión de pedidos en los hoteles

La gestión de pedidos en los hoteles es una de las acciones en las que más tiempo pierde el personal de compras, una buena gestión de los pedidos permite ahorrar tiempos y prevenir compras no solicitadas. La generación de un pedido desde Astro Economato evita errores de interpretación, recepción de mercancías no solicitadas y un seguimiento riguroso de todas las mercaderías no recibidas.

Astro Economato permite realizar los pedidos a proveedores por varios caminos. Vamos a empezar por uno de los menos tecnológicos, las clásicas plantillas en papel.

Estas plantillas las mecanizamos, se supone que en este caso los departamentos no tienen un ordenador, y ya las hemos convertido en una información electrónica que permite un seguimiento automatizado.

Si se quiere parametrizar Astro Economato para realizar los pedidos a los proveedores en base a plantillas lo que se debe hacer es:
1. En la ficha del proveedor (Mantenimiento—Proveedores) le debemos poner la información en la pestaña “Días de Pedido” del día o días que debemos hacerle el pedido. Esta información va por establecimiento.


2.En las fichas de los artículos (Mantenimiento—Artículos) debemos tener parametrizado la pestaña “Departamentos autorizados”, donde pondremos a cada artículo para qué
establecimiento, departamento y proveedor está permitido dicho artículo. De esta forma controlamos la asignación del proveedor.

 

3. Una vez se tiene toda esta información rellenada podemos ir a Operativa—Plantilla pedido a proveedores donde podremos obtener los listados de todos los artículos que están
enlazados a proveedores que tenemos, por ejemplo, que su día de pedido es el lunes:

Vamos al informe y lo ejecutamos y nos saldrá una plantilla de lo que podemos hacer pedido los lunes:

 

Esta plantilla es para entregar a la persona o personas encargadas en cada departamento para realizar los pedidos. En este listado salen los artículos que se pueden comprar, la unidad de compra, la relación con la unidad de inventario, si hay un mínimo de compra y el proveedor al cual se compra cada artículo.

4. Una vez tenemos los pedidos realizados en el listado para introducirlos en máquina debemos ir a Operativa—Generar pedidos a proveedores en base a plantillas.
Al entrar en esta opción podemos filtrar por el día de pedido y debajo de la pantalla hay un botón de ‘generar plantilla’. Le damos a este botón y se generará la misma plantilla de cuando se obtuvo el listado.

 

Rellenaríamos en cada artículo la cantidad que deseamos pedir y al dar al botón “Aceptar” el programa nos va a generar los diferentes pedidos a los diferentes proveedores según los
artículos que se haya hecho pedido.

 

En la pantalla donde se generan los pedidos se pueden imprimir, enviar por e-mail si en el proveedor le tenemos puesto su dirección de e-mail,…
Si no se hace desde esa pantalla siempre se puede ir a Operativa—Pedidos para desde esa opción ya imprimirlos para pasarlos por fax, enviarlos por e-mail,…

5. Una vez realizado el pedido y nos llegue el género y el albarán; al pasar el albarán podemos aprovechar el pedido ya pasado y pasar el albarán a partir de éste. Para ello cuando estamos en la entrada de albaranes (Operativa—Albaranes) , hacemos uno nuevo y rellenamos los datos del albarán. Cuando estamos, normalmente, en los campos de fechas o forma de pago pulsamos la tecla “F6” y nos aparecerán los pedidos pendientes que tengamos del proveedor del cual estamos pasando el albarán.

En esta pantalla aparecerá el pedido con la cantidad pedida y un campo para que nosotros pongamos la cantidad del albarán. Al aceptar veremos que las líneas del albarán ya se
rellenarán.

Al grabar el albarán se cerrará el pedido si nos lo han servido todo o quedará abierto si queda género pendiente de servir. Aunque este comportamiento es parametrizable en el Mantenimiento—Establecimiento.
a) Podemos parametrizar si permitimos entrega parcial de pedidos o no. Si permitimos entrega parcial. Si hemos pedido 10 unidades y nos sirven 5, el pedido quedará abierto con las 5 unidades pendientes de servir. Si no lo tenemos permitido al grabar el albarán los pedidos se cerrarán nos lo hayan servido todo o no. Suele ser lo más habitual ya que si no nos han servido algún género lo que se suele hacer es un pedido nuevo. Pero es bueno saber que existen estas dos opciones de operar.
b) También se puede parametrizar el formato de la pantalla que aparece al pasar el pedido a albarán en el campo “Formato con precios al capturar un pedido desde albarán”. Si se tiene sin marcar aparecerá la pantalla que hemos visto anteriormente donde nos aparecen los pedidos pendientes con las cantidades pedidas para que nosotros pongamos las cantidades servidas en el albarán:
Pero si marcamos “Formato con precios al capturar un pedido desde albarán” al pasar el pedido a albarán nos aparecerá una pantalla más completa.

 

No sólo aparece la cantidad pedida sino también el precio de tarifa de proveedor, descuentos, impuesto, …
Con este formato de pantalla unida a que se tenga el tema de tarifas de proveedor bloqueadas o no se puede llegar a llevar un tema de reclamación de incidencias a los proveedores (nos sirven a un precio más alto del pactado con ellos entonces se crea en el albarán una incidencia para reclamar al proveedor esa diferencia de precio) , el tema de generación de diferentes tipos de incidencias en los albaranes que se registra en Astro Auditor (incidencia cantidad servida superior, precio servido inferior,…), ….

6. También al tener todo parametrizado se puede obtener un planning de proveedores donde nos aparecerá la información de los proveedores y el día de pedido que tenemos con ellos, el teléfono, fax, e-mail, persona de contacto,… toda esta información se puede obtener en la opción Listados—Proveedores—Plano de proveedores.

 

 

Trazabilidad del economato del hotel

En el módulo de economato se ha implementado la trazabilidad del economato del hotel, el seguimiento de los lotes de alimentos que se compran a los proveedores del hotel. Las inspecciones de sanidad de la Comunidad Valenciana se interesarán por estos datos a la hora de evaluar a los establecimientos hoteleros.

La operativa sería la siguiente.

Lo primero en la ficha de estos artículos debes marcar el check de ‘Activar trazabilidad’ MANTENIMIENTO-ARTICULOS:

En la entrada de albaranes, entrada de inventarios junto a la cantidad de estos artículos aparecerá icono que pulsaremos para indicar el número de lote y fecha de caducidad de la unidades compradas o inventariadas:

En el extracto artículo podremos visualizar esta información si tenemos el check marcado ‘Mostrar lotes’:

ExtractoTrazabilidad

Fin de Trazabilidad del economato del hotel .

 

 

 

 

 

 

 

Operativa básica ventanas de búsqueda (MANTENIMIENTO-ARTICULOS) aplicable a la mayoría de las aplicaciones Astro:

 

 

Si pulsamos Buscar el programa buscará todos los artículos que coincidan con los parámetros especificados y los mostrará en el recuadro de resultado.
El botón Limpiar vaciará el recuadro de resultado. Esta acción NO alterará la base de datos, es decir, borrará el resultado de una búsqueda del recuadro pero no lo borrará de la base de datos.
El botón Abrir abrirá un artículo cuando lo tengamos seleccionado.
El botón Borrar nos borrará un artículo cuando lo tengamos seleccionado, hay que tener en cuenta que nos alterará la base de datos.
El botón Añadir nos añadirá una línea para introducir un nuevo artículo de forma rápida pero para introducir sus datos tendremos que abrir el artículo o bien haciendo doble clic sobre el mismo (botón izquierdo del ratón).
Si queremos acceder a los datos de un artículo ya introducido, tenemos que realizar una búsqueda para localizarlo y hacer un doble clic sobre él, o teniendo seleccionado el artículo pulsar el botón Abrir.
Pulsaremos el botón Nuevo cuando queramos añadir un nuevo artículo y aparecerá una nueva ventana donde introducir sus datos.

Reposicón mínimos economato hotel

En el economato hotel es de gran utilidad la reposición de los artículos bajo mínimos.

En Astro Economato disponemos de esta posibilidad realizando estos pasos previos.

Primero asignamos en la ficha del artículo las existencias mínimas y máximas en cada departamento.

 

Después, si queremos generar el traspaso desde nuestro economato, tendremos que asignar cual es el departamento de reposición de ese artículo en TPV Restaurante.

Ya podemos ejecutar el informe.

 

Obtenemos una informe que nos dice las cantidades a reponer.

 

Si pulsamos en generar el sistema creará el traspaso entre nuestro economato y el departamento bajo mínimos.