El estudio de la rentabilidad de los departamentos en los establecimientos de tamaño medio y superior es una necesidad a la hora de conocer la viabilidad de los mismos dentro de una organización que puede camuflar unos resultados negativos dentro de un conjunto positivo. USALI es la abreviatura que se emplea para esta técnica contable de la que podéis conocer su historia pinchando en el enlace; Uniform System of Accounts for Hotels (sistema uniforme de cuentas para hoteles). En nuestro caso vamos a ver las posibilidades que tiene Astro para aplicar este concepto.
Básicamente se trata de dividir todas nuestras cuentas del plan de contabilidad en tantas cuentas de ingreso y tantas cuentas de gasto como departamentos tengamos. Haciendo bien las cosas eso implica que dentro de cada departamento vamos a tener todas las cuentas (o al menos las necesarias para ese departamento) de ingreso y de gasto del establecimiento.
Un ejemplo de cuentas de gasto en contabilidad tradicional sería:
60000001 Bebidas
60000002 Comidas
etc.
Este mismo micro ejemplo pasado a USALI sería:
60000101 Bebidas Taberna
60000102 Comidas Taberna
60000201 Bebidas Restaurante
60000202 Comidas Restaurante
etc.
La elección de las cuentas en este ejemplo ha sido un poco interesada por que refleja la estructura contable que puede definir el programa ASTRO ECONOMATO para los diferentes departamentos. Aunque hay una segunda posibilidad, que veremos más adelante, de definir informes departamentales sin necesidad de variar nuestro plan contable actual.
Las cuentas de gasto de las compras de mercaderías se configuran habitualmente por familia de compra, pero tenemos un pequeño gadget en el programa que nos permite hacer que el dígito 3 y 4 contando desde la derecha se reemplacen por el número del departamento de compra. El truco consiste en colocar en esas posiciones dos letras DD en esas posiciones.
Los números de departamento se pueden consultar en MANTENIMIENTO – DEPARTAMENTOS
Esta forma de organizar las cuentas encaja perfectamente con la filosofía de la herramienta de personalización de informes ASTRO XLA .
Y en concreto con la función SALDO CUENTA.
Para que la operación de contabilización de gasto por departamento se haga satisfactoriamente tendremos que tener los albaranes de compra separados por cada departamento. Los movimientos entre departamentos no van a contar en estos movimientos contables, más que nada porque los albaranes tienen asiento contable pero los traspasos entre departamentos no los tienen.
GESTIÓN DEPARTAMENTAL SIN CUENTAS
Para que esta opción este operativa tenemos que:
-Tener nuestros servicios de ingreso asociado a un departamento
-Tener cada albarán de compra introducido en el departamento correcto
-Tener activada en la contabilidad dentro de las cuentas del grupo 6 y 7 «ACEPTA DESGLOSE POR DEPARTAMENTOS»
Las cuentas aceptan desglose por departamentos:
En los casos en los que la asignación del porcentaje no sea fija deberemos de indicar en el mismo asiento cual es el porcentaje que queremos asignar por departamento:
Como se puede ver en la ventana también tenemos la posibilidad de contabilizar por establecimiento. De esta forma una sola empresa puede gestionar varios establecimientos y así dentro de la misma obtener diarios, balances, mayores, etc. Dentro de una empresa filtrando por establecimiento.
Resumiendo la captura de datos departamental:
-Captura automática de la producción en el hotel por cada departamento
-Captura automática de los albaranes de cada departamento al contabilizar albaranes dentro de ASTRO ECONOMATO
-Captura semi automática del departamento en asientos manuales de compra y acreedores
-Captura manual del dato en casos que no tengamos definidos.
El resultado podría ser algo parecido a esto dentro de ASTRO CONTABILIDAD – INFORMES – DEPARTAMENTAL
Los datos son ficticios y faltaría introducir gastos como los suministros, nominas, parte proporcional de gastos administración, etc.