Contabilidad departamental

El estudio de la rentabilidad de los departamentos en los establecimientos de tamaño medio y superior es una necesidad a la hora de conocer la viabilidad de los mismos dentro de una organización que puede camuflar unos resultados negativos dentro de un conjunto positivo.  USALI es la abreviatura que se emplea para esta técnica contable de la que podéis conocer su historia pinchando en el enlace; Uniform System of Accounts for Hotels (sistema uniforme de cuentas para hoteles). En nuestro caso vamos a ver las posibilidades que tiene Astro para aplicar este concepto.

Básicamente se trata  de dividir todas nuestras cuentas del plan de contabilidad en tantas cuentas de ingreso y tantas cuentas de gasto como departamentos tengamos. Haciendo bien las cosas eso implica que dentro de cada departamento vamos a tener todas las cuentas (o al menos las necesarias para ese departamento) de ingreso y de gasto del establecimiento.

Un ejemplo de cuentas de gasto en contabilidad tradicional sería:

60000001 Bebidas

60000002 Comidas

etc.

Este mismo micro ejemplo pasado a contabilidad departamental (USALI) sería:

60000101 Bebidas Taberna

60000102 Comidas Taberna

60000201 Bebidas Restaurante

60000202 Comidas Restaurante

etc.

La elección de las cuentas en este ejemplo ha sido un poco interesada por que refleja la estructura contable que puede definir el programa TIMON ECONOMATO para los diferentes departamentos. Aunque hay una segunda posibilidad, que veremos más adelante, de definir informes departamentales sin necesidad de variar nuestra contabilidad hotel actual.

Las cuentas de gasto de las compras de mercaderías se configuran habitualmente por familia de compra, pero tenemos un pequeño gadget en el programa que nos permite hacer que el dígito 3 y 4 contando desde la derecha se reemplacen por el número del departamento de compra. El truco consiste en colocar en esas posiciones dos letras DD en esas posiciones.

Cuentas contable familia

Los números de departamento se pueden consultar en MANTENIMIENTO – DEPARTAMENTOS

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Informe revenue

El revenue hotel nos permite predecir la ocupación y ayuda en la toma decisiones del precio habitación en el hotel. Este listado es una herramienta muy importante para la toma de decisiones en base a la ocupación y precios de la pasada temporada y de la previsión de evolución para los siguientes meses.

Las pantallas de esta herramienta tienen la suficiente complejidad como para dedicarle unos minutos en explicarlas.

Los datos se construyen en base a unas fotos periódicas que el sistema toma con una carencia que podemos definir dentro de MANTENIMIENTO – ESTABLECIMIENTOS, también podemos tomar imágenes del día en curso dependiendo de la programación.

Revenue venta habitaciones

 

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Astro HOTEL: Cambiar el estado de las habitaciones

El cambio de estado de una habitación dentro de un hotel es una operación habitual por diferentes motivos (mantenimiento, averías, circunstancias especiales, etc). Es una ayuda a la gobernanta hotel y se suma al concepto gestión limpieza hotel.

 

Los posibles estados que puede tener una habitación son:

-DISPONIBLE

-BLOQUEADA

-CERRADA

Esta última opción ELIMINA LA HABITACIÓN DE LOS PLANOS DEL HOTEL.

Estos cambios de estado, en versiones antiguas del software hotel Astro, se hacían desde MANTENIMIENTO-HABITACIONES. Desde hace 2 años se tiene que hacer desde DEPARTAMENTOS-GOBERNANTA-ESTADO DE DISPONIBILIDAD DE LAS HABITACIONES. Las opciones que permite el menú mantenimiento solo las puede emplear el administrador del hotel y no se deben de modificar para su uso en la operativa diaria. El hacerlo mal desde la opción de mantenimiento puede acarrear que desaparezcan habitaciones del listado de disponibles.

 

Cambio de temporada en Astro

Como cada temporada en diciembre hay que recordar que el 1 de enero todos los usuarios tienen que cambiar la ventana de datos generales y posicionarse en el año que comienza.

TPV RESTAURANTE

Especialmente delicada es la situación de los camareros que habitualmente ese día son los primeros en encender el ordenador y no tienen a nadie para recordar les que tienen que pulsar en el botón DATOS GENERALES y seleccionar la nueva temporada.

Luego cambiar de año:

 

Este sencillo paso para los camareros a tenido que ser precedido unos días antes de la acción de apertura de temporada, si no el año siguiente no existirá y los TPV no se podrán abrir.

Este paso se tiene que ejecutar desde una cuenta con acceso al menú HERRAMIENTAS, habitualmente bloqueado para los usuarios que solo venden.

 

 

Cambio de IVA

El cambio de porcentaje de  impuestos es una de las opciones más simples de realizar en Astro. Pero el cambio de porcentajes tiene una dificultad añadida el 1 de septiembre de 2012. Nos encontramos en un escenario en el que no solo se produce un cambio de porcentajes sino que además nos encontramos conque algunos servicios pasan de tributar con un tipo de impuesto y pasan a tributar con otro.

Comenzaremos la explicación con la parte fácil, es decir, la parte en la que solo se produce un cambio de porcentaje a una fecha determinada.

Podemos abrir Astro Hotel y este cambio afectará al conjunto de los módulos del programa. Vayamos MANTENIMIENTO-GENERAL-EMPRESAS y buscamos cada empresa en la que queramos cambiar los porcentajes.

Lo único que hacemos es añadir tantas líneas como impuestos cambian poniendo como primer dato la fecha en la que cambia el porcentaje del impuesto. En este caso no hay que preocuparse de más el 1 de septiembre cambiará en nuestras facturas el porcentaje de los impuestos. Si queremos diferentes cuentas contables para un mismo tipo de IVA en función del porcentaje podremos configurarlo en esta misma ventana. Otra cosa será si perderemos ingresos porque nuestros precios en contrato incluyan el IVA, pero eso es algo que se tendría que prevenir antes de negociar con las agencias, en esto no podemos desde Matrio ayudaros.

CAMBIO DE TIPO DE IMPUESTO EN LOS SERVICIOS

RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTOS

Lector de documentos
Reconocimiento de documentos en el hotel
Solución compuesta por software y escáner para la validación de los documentos de identificación personal (DNI, pasaporte, permiso de conducir, etc).Lector documentos

 

Dos segundos. Eso es exactamente lo que tarda el nuevo iCAR en registrar los datos de cualquier documento de identidad o pasaporte. Porque iCAR es un sencillo módulo de software que permite la lectura automática de documentos de identidad y pasaportes y su almacenamiento, adquiriendo la imagen del documento mediante un escáner específico. A partir de ahora puede contar con el sistema de check-in más fácil, cómodo y práctico del mercado: i-CAR.

El sistema es sencillo por fuera y de alta tecnología por dentro. Un sistema que combina una cámara para reconocimiento de documentos. Un software con una librería en la que se incluyen la mayoría de los documentos de identidad del mundo, un motor que procesa esta información y la extrae junto con los datos del huésped para que finalmente Astro la muestre en la ficha del huésped.icar_blanco2

 

Por último, Astro Hotel, transmite al Ministerio del Interior la información en cumplimiento de la ley de registro de viajeros. Además nos aseguramos de tener una información para gestión de CRM con la menor cantidad posible de errores y tendremos siempre localizados a los repetidores, pudiendo atenderles como se merecen en tiempo real.

Funciones principales:

• Fácil instalación, desplegable remotamente, con hardware
plug&play (USB 2.0).
• Un único dispositivo, de estética tecnológica, pequeño y sin fuente
de alimentación.
• Lector de página completa: captura imágenes de la página de
datos completa de los documentos.
• Imagen de alta resolución (sensor de 5 M píxeles).
• Tapa extraíble (obligatoria en validación en IR y UV).
• Bajo nivel de incidencias debido a la utilización de la tecnología
LED y a la no existencia de partes móviles (alta MTBF).
• Lectura SmartCard y RFID (ePassport): en un solo paso la antena
RFID cubre todo el documento completo, pudiendo realizar
inspección óptica y RFID sin mover el documento.

Características técnicas:

• Área de lectura óptica: 125mm x 90mm.
• Iluminación blanca, opcional IR y UV.
• Formato de imagen: 2560×1920, 24 bpp RGB.
• Resolución 475 dpi.
• Tamaño del dispositivo: (W x D x H): 185mmx150mmx95mm
aproximadamente.
• Peso del lector: 1,2 Kg. aproximadamente (excluyendo el
cable).
• Compatible con Windows.
• Opcional, lectura RDIF con protocolos 14443A y 14443B
(ePassport) y lectura de Smartcard con protocolos ISO- 7816n.
• Consumo según el estándar USB (500 mA)