Control de costes departamental para hoteles y restaurantes

La rentabilidad de los negocios viene por dos vías o aumentamos la facturación o reducimos los costes. La primera posibilidad llega un momento en el que, con una adecuada política comercial, es más difícil de subir. Por lo que la otra posibilidad que queda es reducir los costes.

Pero dentro de un negocio de hotel o restauración podemos tener varias divisiones o departamentos para analizar y en este caso una buena gestión de la información nos ayudará a saber donde tenemos los problemas y que sección es más rentable. Nuestra herramienta de análisis sobre Power BI permitirá capturar datos de tu contabilidad y darte la respuesta de forma inmediata.

¿Cómo organizar nuestra contabilidad?

El primer paso es tener nuestra contabilidad ampliada hasta un nivel de dígitos que nos permita distinguir entre establecimientos (si tenemos más de uno) y departamentos. El modelo contable USALI sería el punto de partida.  Esta imagen sería un ejemplo de como organizarlo y poder conectar la contabilidad con nuestro panel.

Esto supone tener que trabajar por lo menos a 12 dígitos. Pero para los usuarios de Astro Contabilidad es más simple ya que disponemos de contabilización por establecimiento y por departamento que nos permite usar esta herramienta con 8 dígitos.

Asiento indicando establecimiento
Apunte indicando desglose departamental

Una vez importamos la información al panel podemos trabajar con ratios aplicados por habitación o por persona dependiendo de que usemos el panel uno o el dos. Al trabajar por habitaciones tendremos la diferencia porcentual de habitaciones respecto el año anterior.

El panel 2, al trabajar por persona, nos va a indicar la densidad de personas en cada habitación y la diferencia de densidad respecto la temporada anterior.

Los resultados se dividirán de tres formas. GOI, GOP y NOP.


GOI (gross operating inco-me), margen neto del establecimiento, que se obtiene sumando los márgenes netos de los departamentos, sin tener en cuenta costes comunes a todos ellos.

GOP (gross operating profit), resultado descontando otras partidas de gasto que son comunes a todo el establecimiento pero necesarias para que funcione el departamento (administración, dirección, almacenes, sstt, suministros, etc) estas partidas, no obstante, pueden también tener una estimación de desglose en cada asiento que pasamos.

NOP (net operating profit) o beneficio neto o beneficio después de impuestos, resultado final del ejercicio, a esta cifra se llega detrayendo del GOP todos aquellos gastos que no son responsabilidad directa de cada departamento (costes financieros, amortizaciones, etc).

En el lado derecho del panel podremos ver nuestros resultados con un detalle mayor de las partidas de ingrsos y gastos.

Si queremos analizar un departamento no tendremos más que pulsar en dicho departamento y veremos los ingresos y costes que tenemos asociados al mismo.

Al tiempo el panel izquierdo USALI se ajustará al filtro del departamento que seleccionemos. En el lado derecho podremos ver las partidas en las que hemos mejorado o empeorado respecto el ejercicio anterior. Está posibilidad de jugar con los filtros de los departamentos y los costes nos podrán dar los números con diferentes perspectivas, os pongo algunos ejemplos.

Podemos fijarnos en los costes de personal, en el detalle de costes generales y sacar un ratio por habitación en los hoteles o por comensal o ticket en los restaurantes.

Resultado en el panel por persona
Resultado de la venta de habitaciones con pensiones alimenticias comparados con la temporada anterior.
Estimación de beneficio por persona

Contabilidad departamental

El estudio de la rentabilidad de los departamentos en los establecimientos de tamaño medio y superior es una necesidad a la hora de conocer la viabilidad de los mismos dentro de una organización que puede camuflar unos resultados negativos dentro de un conjunto positivo.  USALI es la abreviatura que se emplea para esta técnica contable de la que podéis conocer su historia pinchando en el enlace; Uniform System of Accounts for Hotels (sistema uniforme de cuentas para hoteles). En nuestro caso vamos a ver las posibilidades que tiene Astro para aplicar este concepto.

Básicamente se trata  de dividir todas nuestras cuentas del plan de contabilidad en tantas cuentas de ingreso y tantas cuentas de gasto como departamentos tengamos. Haciendo bien las cosas eso implica que dentro de cada departamento vamos a tener todas las cuentas (o al menos las necesarias para ese departamento) de ingreso y de gasto del establecimiento.

Un ejemplo de cuentas de gasto en contabilidad tradicional sería:

60000001 Bebidas

60000002 Comidas

etc.

Este mismo micro ejemplo pasado a contabilidad departamental (USALI) sería:

60000101 Bebidas Taberna

60000102 Comidas Taberna

60000201 Bebidas Restaurante

60000202 Comidas Restaurante

etc.

La elección de las cuentas en este ejemplo ha sido un poco interesada por que refleja la estructura contable que puede definir el programa TIMON ECONOMATO para los diferentes departamentos. Aunque hay una segunda posibilidad, que veremos más adelante, de definir informes departamentales sin necesidad de variar nuestra contabilidad hotel actual.

Las cuentas de gasto de las compras de mercaderías se configuran habitualmente por familia de compra, pero tenemos un pequeño gadget en el programa que nos permite hacer que el dígito 3 y 4 contando desde la derecha se reemplacen por el número del departamento de compra. El truco consiste en colocar en esas posiciones dos letras DD en esas posiciones.

Cuentas contable familia

Los números de departamento se pueden consultar en MANTENIMIENTO – DEPARTAMENTOS

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Cambio de IVA

El cambio de porcentaje de  impuestos es una de las opciones más simples de realizar en Astro. Pero el cambio de porcentajes tiene una dificultad añadida el 1 de septiembre de 2012. Nos encontramos en un escenario en el que no solo se produce un cambio de porcentajes sino que además nos encontramos conque algunos servicios pasan de tributar con un tipo de impuesto y pasan a tributar con otro.

Comenzaremos la explicación con la parte fácil, es decir, la parte en la que solo se produce un cambio de porcentaje a una fecha determinada.

Podemos abrir Astro Hotel y este cambio afectará al conjunto de los módulos del programa. Vayamos MANTENIMIENTO-GENERAL-EMPRESAS y buscamos cada empresa en la que queramos cambiar los porcentajes.

Lo único que hacemos es añadir tantas líneas como impuestos cambian poniendo como primer dato la fecha en la que cambia el porcentaje del impuesto. En este caso no hay que preocuparse de más el 1 de septiembre cambiará en nuestras facturas el porcentaje de los impuestos. Si queremos diferentes cuentas contables para un mismo tipo de IVA en función del porcentaje podremos configurarlo en esta misma ventana. Otra cosa será si perderemos ingresos porque nuestros precios en contrato incluyan el IVA, pero eso es algo que se tendría que prevenir antes de negociar con las agencias, en esto no podemos desde Matrio ayudaros.

CAMBIO DE TIPO DE IMPUESTO EN LOS SERVICIOS