La centralita y el PMS ( software hotel )

La integración de la centralita telefónica y el software hotel (PMS) nos ofrece una vía de comunicación bidireccional entre las habitaciones y huéspedes y la recepción.telefono-vaquelita

Vamos a revisar alguna de las posibles funcionalidades que podemos aprovechar en este sentido.

  • La más evidente es el cargo automático de llamadas de teléfono en la factura de huésped. En este caso la centralita pasa información al PMS.
  • Este punto a su vez abre otro la posibilidad de apertura o no de la extensión dependiendo de que se de crédito a la habitación. Comunicación desde PMS a centralita.
  • Limitación del crédito a un importe variable. Dependiendo de posibles prepagos que haga el huésped. Comunicación PMS a centralita
  • Reportar al PMS en recepción el estado de limpieza de las habitaciones. Comunicación centralita a PMS. Gestión limpieza hotel .
  • Traspasar cargos del mini-bar a la cuenta de la reserva.
  • Cualquier otro traspaso de información codificable en el que el teléfono o su teclado pueda ser el medio de comunicación.

Centralita hotel

En futuras subsecciones ampliaremos cada apartado.

Lector documentos hotel software

La integración en nuestro PMS de la información es una de las mayores bazas para que saquemos partido a nuestro software. El lector de documentos en el hotel es una de las herramientas que mejor facilita la integración de la información. En Matrio somos distribuidores del lector de documentos iCar pero además dentro del PMS Astro Hotel Software tenemos enlaces para poder integrar otros sistemas como son :

  • La plataforma de software de iCAR. escáner basado en una cámara fotográfica fija de alta velocidad
  • Icap igual hardware que iCAR pero con un soft que aglutina la gestión de las tarjetas magnéticas de las puertas y el reconocimiento de documentos.Lector documentos
  • Quick-in solución de Tesa para el reconocimiento de documentos mediante un escáner plano. Lector documetos
  • Bankor K2S, es un producto basado en un escáner de arrastre con opción de lectura de chip.Lector documentos
  • ScanShell 1000, visualmente es el mismo producto que el Quick-in pero sin la personalización de Tesa.
  • Emulación de teclado. Este sistema no precisa de ningún módulo de enlace con el PMS ya que básicamente se trata de que el lector se comporta como si fuera el teclado y lo que hacemos es definir los saltos que se producen en cada salto de lectura. Es un sistema de protocolo abierto y del que incluso el software de iCar lleva un programa de emulación teclado para que podamos emplearlo en programas basados en navegador web.

Cualquiera de todos estos sistemas entran dentro de nuestro ámbito de trabajo, ante cualquier duda contacte con nosotros.

 

Reposicón mínimos economato hotel

En el economato hotel es de gran utilidad la reposición de los artículos bajo mínimos.

En Astro Economato disponemos de esta posibilidad realizando estos pasos previos.

Primero asignamos en la ficha del artículo las existencias mínimas y máximas en cada departamento.

 

Después, si queremos generar el traspaso desde nuestro economato, tendremos que asignar cual es el departamento de reposición de ese artículo en TPV Restaurante.

Ya podemos ejecutar el informe.

 

Obtenemos una informe que nos dice las cantidades a reponer.

 

Si pulsamos en generar el sistema creará el traspaso entre nuestro economato y el departamento bajo mínimos.

 

Imputación costes comedor por persona ( escandallo )

Una de las preguntas más recurrentes que tengo es la de como conseguir el coste exacto de cada servicio del comedor. El problema es que a la mayoría de los clientes no les gusta la respuesta…

Hay dos opciones:

-Obligamos al huésped a que coma cada uno la misma cantidad.

-Controlamos todo lo que entra y sale desde la cocina al buffet.

La primera es incomoda, a no ser que convirtamos nuestro comedor en un cuartel y tengamos al metre riñendo a los que no se coman su ración.

Optaremos por la segunda, aunque tengo que reconocer que tampoco es un dechado de comodidades.

Vamos a prescindir de sistemas que pesen las bandejas y que se conecten on-line con el PMS de economato, vamos a prescindir de sistemas de reconocimiento óptico de cada lineal del buffet… más que nada es que acaba siendo un poco matar moscas a cañonazos. Vamos a optar por utilizar nuestros medios informáticos dentro de unos costes razonables para conseguir nuestro objetivo:

Imputación costes comedor por persona

Tablet Restaurante Hotel
Tablet Restaurante Hotel

Vamos a elaborar la receta de elementos bajo mínimos:

-Una tableta económica de 10″ en la puerta de acceso al comedor.

-Una conexión WIFI.

-Un servidor de terminales

-1 Licencia de Astro TPV Restaurante.

-Trabajo de reporte de operaciones de nuestros empleados.

El coste es muy contenido, cualquier instalación mediana dispone de un servidor de terminales, y si no aquí estoy yo para poner uno.

Tenemos que disponer de un conjunto estandarizado de bandejas y presentaciones en nuestro buffet.

Nuestro cocinero tiene que tener realizados los escandallos de todo lo que sale de la cocina al comedor.

Esos escandallos los tenemos que tener realizados en la ficha de composición de Astro TPV Restaurante.

El siguiente paso es generar un nuevo departamento en Astro TPV y marcar las salidas en un panel personalizado del TPV para cocina.

Los listados del programa nos darán los costes exactos de cada servicio.

 

Integracion software hotel ( PMS ) con otros sistemas

La integración del software del Hotel ( PMS ) es una de las especialidades que hemos desarrollado como empresa. Años atrás el hecho de que un hotel tuviera cerraduras, una centralita de teléfono, climatización… no tenía ninguna relación con la informática. Ese marco ha cambiado dando la vuelta a la tortilla y no entendiéndose el concepto contrario. Asesoría Matrio busca todas las posibilidades de enlace de su PMS y de Astro Hotel en particular para que no pierda ninguna posibilidad a la hora de mejorar el flujo de la información, reducir los costes de mano de obra y encontrar nuevas aplicaciones a elementos que puedan estar infra aprovechados. Alguna de las integraciones con las que trabajamos:

Sistema de reconocimientos de documentos:

Lector documentos

Centralita de hotel:

Char Utile
Alcatel centralitas
Matra centralitas

 

Ericsson centralitas
Enlace PMS centralita
Philips centralitas
Siemens centralitas
Enlace PMS centralita
Netcom Telefónica

Sistemas de apertura de puertas:

Sistemas de televisión por pago, sistemas de gestión de la climatización Robot, sistemas de pago, contabilidades externas, traspaso de nóminas…

En cada apartado detallaremos la posibilidad de integración.

Contabilidad departamental

El estudio de la rentabilidad de los departamentos en los establecimientos de tamaño medio y superior es una necesidad a la hora de conocer la viabilidad de los mismos dentro de una organización que puede camuflar unos resultados negativos dentro de un conjunto positivo.  USALI es la abreviatura que se emplea para esta técnica contable de la que podéis conocer su historia pinchando en el enlace; Uniform System of Accounts for Hotels (sistema uniforme de cuentas para hoteles). En nuestro caso vamos a ver las posibilidades que tiene Astro para aplicar este concepto.

Básicamente se trata  de dividir todas nuestras cuentas del plan de contabilidad en tantas cuentas de ingreso y tantas cuentas de gasto como departamentos tengamos. Haciendo bien las cosas eso implica que dentro de cada departamento vamos a tener todas las cuentas (o al menos las necesarias para ese departamento) de ingreso y de gasto del establecimiento.

Un ejemplo de cuentas de gasto en contabilidad tradicional sería:

60000001 Bebidas

60000002 Comidas

etc.

Este mismo micro ejemplo pasado a contabilidad departamental (USALI) sería:

60000101 Bebidas Taberna

60000102 Comidas Taberna

60000201 Bebidas Restaurante

60000202 Comidas Restaurante

etc.

La elección de las cuentas en este ejemplo ha sido un poco interesada por que refleja la estructura contable que puede definir el programa TIMON ECONOMATO para los diferentes departamentos. Aunque hay una segunda posibilidad, que veremos más adelante, de definir informes departamentales sin necesidad de variar nuestra contabilidad hotel actual.

Las cuentas de gasto de las compras de mercaderías se configuran habitualmente por familia de compra, pero tenemos un pequeño gadget en el programa que nos permite hacer que el dígito 3 y 4 contando desde la derecha se reemplacen por el número del departamento de compra. El truco consiste en colocar en esas posiciones dos letras DD en esas posiciones.

Cuentas contable familia

Los números de departamento se pueden consultar en MANTENIMIENTO – DEPARTAMENTOS

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Informe revenue

El revenue hotel nos permite predecir la ocupación y ayuda en la toma decisiones del precio habitación en el hotel. Este listado es una herramienta muy importante para la toma de decisiones en base a la ocupación y precios de la pasada temporada y de la previsión de evolución para los siguientes meses.

Las pantallas de esta herramienta tienen la suficiente complejidad como para dedicarle unos minutos en explicarlas.

Los datos se construyen en base a unas fotos periódicas que el sistema toma con una carencia que podemos definir dentro de MANTENIMIENTO – ESTABLECIMIENTOS, también podemos tomar imágenes del día en curso dependiendo de la programación.

Revenue venta habitaciones

 

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Astro HOTEL: Cambiar el estado de las habitaciones

El cambio de estado de una habitación dentro de un hotel es una operación habitual por diferentes motivos (mantenimiento, averías, circunstancias especiales, etc). Es una ayuda a la gobernanta hotel y se suma al concepto gestión limpieza hotel.

 

Los posibles estados que puede tener una habitación son:

-DISPONIBLE

-BLOQUEADA

-CERRADA

Esta última opción ELIMINA LA HABITACIÓN DE LOS PLANOS DEL HOTEL.

Estos cambios de estado, en versiones antiguas del software hotel Astro, se hacían desde MANTENIMIENTO-HABITACIONES. Desde hace 2 años se tiene que hacer desde DEPARTAMENTOS-GOBERNANTA-ESTADO DE DISPONIBILIDAD DE LAS HABITACIONES. Las opciones que permite el menú mantenimiento solo las puede emplear el administrador del hotel y no se deben de modificar para su uso en la operativa diaria. El hacerlo mal desde la opción de mantenimiento puede acarrear que desaparezcan habitaciones del listado de disponibles.

 

Cambio de temporada en Astro

Como cada temporada en diciembre hay que recordar que el 1 de enero todos los usuarios tienen que cambiar la ventana de datos generales y posicionarse en el año que comienza.

TPV RESTAURANTE

Especialmente delicada es la situación de los camareros que habitualmente ese día son los primeros en encender el ordenador y no tienen a nadie para recordar les que tienen que pulsar en el botón DATOS GENERALES y seleccionar la nueva temporada.

Luego cambiar de año:

 

Este sencillo paso para los camareros a tenido que ser precedido unos días antes de la acción de apertura de temporada, si no el año siguiente no existirá y los TPV no se podrán abrir.

Este paso se tiene que ejecutar desde una cuenta con acceso al menú HERRAMIENTAS, habitualmente bloqueado para los usuarios que solo venden.