Tarifas PMS Hotel sin descuento en pensiones

Este artículo nace de la posible necesidad de conseguir vender nuestras habitaciones extrayendo de los descuentos los precios asignados a las pensiones alimenticias del hotel.

Tarifas PMS Hotel

El apartado de tarifas de Astro esta compuesto de más de 20 apartados en los que ponemos definir infinitas combinaciones de precios y ofertas. Pero la mayoría de las ofertas se aplican también a los precios definidos para desayuno, almuerzo y cena.

Para corregir esta situación tenemos la posibilidad de crear filtros y así conseguiremos que las ofertas no afecten a estos servicios.

Primero tendremos que definir unos servicios nuevos de desayuno, almuerzo y cena según nuestras necesidades.

Estos servicios hay que crearlos independientemente de los que usa el programa (C, A y D) ya que se supone que necesitaremos que nuestras previsiones de cocina y listados de comedor reflejen la realidad del total de usuarios del servicio.

 

No hay que olvidarse de activar estos nuevos servicios en MANTENIMIENTO-SERVICIOS y asignar el IVA en gestión hotelera. Si vamos a usar este sistema como forma habitual de tarificar deberemos de dejar a cero la producción del componente DESAYUNO dentro de COMPONENTES DE LOS SERVICIOS. Lo mismo que con otros componentes que queramos que se comporten igual.

 

Con esta premisa cumplida ya podemos abrir el contrato y cargar precios y paquetes.

 

Los precios se definirán en base a ALOJAMIENTO H.

Los suplementos de régimen los crearemos pero a 0€, ya que tendremos que cargar cada reserva en el servicio compuesto que necesitemos para que se reflejen bien los listados de comedor.

Y con estos elementos definiremos los paquetes que necesitemos con los precios de pensiones que queramos. Este con cierto tipo de desayuno.

Otro con una media pensión, etc.

Con esto ya podemos probar una reserva.

Cargamos la reserva, en este caso HMP, y le asignamos el paquete de MP. Esto hace que en el apartado de extras tengamos los cargos de las pensiones bloqueados al venir de un paquete.

 

La valoración de la reserva queda bien, aunque solo muestra en detalle la parte correspondiente e la estancia.

 

Por otro lado tenemos los informes de comedor que no se ven duplicados en servicios. Primer día.

 

Segundo día

 

Tercer día.

 

Hay que tener en cuenta que todos los informes que muestren producciones de servicios aunque salgan desglosados los importes solo mostraran la producción del alojamiento H si aplicamos esta forma de tarificar.

La factura se reflejará de esta forma:

Tenemos una habitación a 80€ por día, desayunos a 5€ y cena a 10€.

Ahora podemos pasar a crear una oferta.

 

La oferta creada de esta forma valora la factura así:

 

Con lo que las pensiones alimenticias quedan intactas.

La carga del paquete en los grupos sería de esta forma.

 

Y la anulación del grupo es más simple que la de las reservas sueltas, ya que no pide eliminar el paquete.

 

Aprovecha los fondos del tripartito para formación hotelera

El año se acaba y con él la vigencia anual de los fondos para formación de trabajadores.  Si todavía te quedan fondos úsalos antes de que se pierdan y mejora la formación hotelera. Matrio te da la posibilidad de gestionar el uso los créditos de formación, también los puede gestionar directamente en http://www.fundaciontripartita.org/  y reducir el coste de la formación haciendo directamente la tramitación del curso.

Si no te quedan fondos tengo una buena noticia, llega el 2016 y la empresa volverá a tener llena la hucha de fondos para mejorar la formación de todos los departamentos del hotel y que la informática, el PMS y Astro se conviertan en una herramienta útil y no en una pesadilla.

 

 

 

 

Control coste buffet por relevé en software hotel

Esta podría ser otra forma de controlar el coste del comedor. En la sección anterior vimos la posibilidad de escandallar todos los lineales de nuestro buffet. El control coste buffet por relevé trataría de conseguir el mismo dato económico pero tratando la información de otra manera. En vez de buscar el detalle de todo lo que se sirve desde cocina a comedor vamos a buscar el dato del consumo por servicio que ha tenido la cocina.

 

Para que este sistema de control funcione nuestro cocinero tiene que reportar todos los consumos de cada servicio. El reporte se podría hacer con un movimiento de venta desde el programa de economato cargándolo después del servicio, o se podría hacer en tiempo real por medio de Astro TPV Supermercado.

Si realizamos este reporte desde TPV SUPERMERCADO nos libramos de tener cargado en el PMS todos los escandallos de todas las bandejas y lineales del comedor. El programa de supermercado trabaja con nuestros códigos de artículo de almacén y no con las líneas de carta que utiliza Astro TPV Restaurante. Además tiene otra ventaja, ya que podemos trabajar con decimales porque el módulo de restaurante no está pensado para la venta a granel de productos en los bares.

La pantalla donde cocina marcaría sus consumos diarios sería la siguiente:

 

Posteriormente el director puede consultar el coste de cada servicio en los informes de economato haciendo uso de una batería de informes que permiten ver la información de diferentes formas.

Una posibilidad sería esta:

 

Este cambio implicaría que los inventarios de economato ya no irían por asiento de venta, las diferencias en los recuentos mensuales pasarían a ser perdidas. La venta se reportaría en cada servicio.

Esta información y el dato de los huéspedes por cada servicio de comedor nos dará nuestro coste exacto por persona.

Los movimientos detallados por cada artículo tendrían este aspecto:

 

La centralita y el PMS ( software hotel )

La integración de la centralita telefónica y el software hotel (PMS) nos ofrece una vía de comunicación bidireccional entre las habitaciones y huéspedes y la recepción.telefono-vaquelita

Vamos a revisar alguna de las posibles funcionalidades que podemos aprovechar en este sentido.

  • La más evidente es el cargo automático de llamadas de teléfono en la factura de huésped. En este caso la centralita pasa información al PMS.
  • Este punto a su vez abre otro la posibilidad de apertura o no de la extensión dependiendo de que se de crédito a la habitación. Comunicación desde PMS a centralita.
  • Limitación del crédito a un importe variable. Dependiendo de posibles prepagos que haga el huésped. Comunicación PMS a centralita
  • Reportar al PMS en recepción el estado de limpieza de las habitaciones. Comunicación centralita a PMS. Gestión limpieza hotel .
  • Traspasar cargos del mini-bar a la cuenta de la reserva.
  • Cualquier otro traspaso de información codificable en el que el teléfono o su teclado pueda ser el medio de comunicación.

Centralita hotel

En futuras subsecciones ampliaremos cada apartado.

Lector documentos hotel software

La integración en nuestro PMS de la información es una de las mayores bazas para que saquemos partido a nuestro software. El lector de documentos en el hotel es una de las herramientas que mejor facilita la integración de la información. En Matrio somos distribuidores del lector de documentos iCar pero además dentro del PMS Astro Hotel Software tenemos enlaces para poder integrar otros sistemas como son :

  • La plataforma de software de iCAR. escáner basado en una cámara fotográfica fija de alta velocidad
  • Icap igual hardware que iCAR pero con un soft que aglutina la gestión de las tarjetas magnéticas de las puertas y el reconocimiento de documentos.Lector documentos
  • Quick-in solución de Tesa para el reconocimiento de documentos mediante un escáner plano. Lector documetos
  • Bankor K2S, es un producto basado en un escáner de arrastre con opción de lectura de chip.Lector documentos
  • ScanShell 1000, visualmente es el mismo producto que el Quick-in pero sin la personalización de Tesa.
  • Emulación de teclado. Este sistema no precisa de ningún módulo de enlace con el PMS ya que básicamente se trata de que el lector se comporta como si fuera el teclado y lo que hacemos es definir los saltos que se producen en cada salto de lectura. Es un sistema de protocolo abierto y del que incluso el software de iCar lleva un programa de emulación teclado para que podamos emplearlo en programas basados en navegador web.

Cualquiera de todos estos sistemas entran dentro de nuestro ámbito de trabajo, ante cualquier duda contacte con nosotros.

 

Reposicón mínimos economato hotel

En el economato hotel es de gran utilidad la reposición de los artículos bajo mínimos.

En Astro Economato disponemos de esta posibilidad realizando estos pasos previos.

Primero asignamos en la ficha del artículo las existencias mínimas y máximas en cada departamento.

 

Después, si queremos generar el traspaso desde nuestro economato, tendremos que asignar cual es el departamento de reposición de ese artículo en TPV Restaurante.

Ya podemos ejecutar el informe.

 

Obtenemos una informe que nos dice las cantidades a reponer.

 

Si pulsamos en generar el sistema creará el traspaso entre nuestro economato y el departamento bajo mínimos.

 

Imputación costes comedor por persona ( escandallo )

Una de las preguntas más recurrentes que tengo es la de como conseguir el coste exacto de cada servicio del comedor. El problema es que a la mayoría de los clientes no les gusta la respuesta…

Hay dos opciones:

-Obligamos al huésped a que coma cada uno la misma cantidad.

-Controlamos todo lo que entra y sale desde la cocina al buffet.

La primera es incomoda, a no ser que convirtamos nuestro comedor en un cuartel y tengamos al metre riñendo a los que no se coman su ración.

Optaremos por la segunda, aunque tengo que reconocer que tampoco es un dechado de comodidades.

Vamos a prescindir de sistemas que pesen las bandejas y que se conecten on-line con el PMS de economato, vamos a prescindir de sistemas de reconocimiento óptico de cada lineal del buffet… más que nada es que acaba siendo un poco matar moscas a cañonazos. Vamos a optar por utilizar nuestros medios informáticos dentro de unos costes razonables para conseguir nuestro objetivo:

Imputación costes comedor por persona

Tablet Restaurante Hotel
Tablet Restaurante Hotel

Vamos a elaborar la receta de elementos bajo mínimos:

-Una tableta económica de 10″ en la puerta de acceso al comedor.

-Una conexión WIFI.

-Un servidor de terminales

-1 Licencia de Astro TPV Restaurante.

-Trabajo de reporte de operaciones de nuestros empleados.

El coste es muy contenido, cualquier instalación mediana dispone de un servidor de terminales, y si no aquí estoy yo para poner uno.

Tenemos que disponer de un conjunto estandarizado de bandejas y presentaciones en nuestro buffet.

Nuestro cocinero tiene que tener realizados los escandallos de todo lo que sale de la cocina al comedor.

Esos escandallos los tenemos que tener realizados en la ficha de composición de Astro TPV Restaurante.

El siguiente paso es generar un nuevo departamento en Astro TPV y marcar las salidas en un panel personalizado del TPV para cocina.

Los listados del programa nos darán los costes exactos de cada servicio.

 

Integracion software hotel ( PMS ) con otros sistemas

La integración del software del Hotel ( PMS ) es una de las especialidades que hemos desarrollado como empresa. Años atrás el hecho de que un hotel tuviera cerraduras, una centralita de teléfono, climatización… no tenía ninguna relación con la informática. Ese marco ha cambiado dando la vuelta a la tortilla y no entendiéndose el concepto contrario. Asesoría Matrio busca todas las posibilidades de enlace de su PMS y de Astro Hotel en particular para que no pierda ninguna posibilidad a la hora de mejorar el flujo de la información, reducir los costes de mano de obra y encontrar nuevas aplicaciones a elementos que puedan estar infra aprovechados. Alguna de las integraciones con las que trabajamos:

Sistema de reconocimientos de documentos:

Lector documentos

Centralita de hotel:

Char Utile
Alcatel centralitas
Matra centralitas

 

Ericsson centralitas
Enlace PMS centralita
Philips centralitas
Siemens centralitas
Enlace PMS centralita
Netcom Telefónica

Sistemas de apertura de puertas:

Sistemas de televisión por pago, sistemas de gestión de la climatización Robot, sistemas de pago, contabilidades externas, traspaso de nóminas…

En cada apartado detallaremos la posibilidad de integración.

Contabilidad departamental

El estudio de la rentabilidad de los departamentos en los establecimientos de tamaño medio y superior es una necesidad a la hora de conocer la viabilidad de los mismos dentro de una organización que puede camuflar unos resultados negativos dentro de un conjunto positivo.  USALI es la abreviatura que se emplea para esta técnica contable de la que podéis conocer su historia pinchando en el enlace; Uniform System of Accounts for Hotels (sistema uniforme de cuentas para hoteles). En nuestro caso vamos a ver las posibilidades que tiene Astro para aplicar este concepto.

Básicamente se trata  de dividir todas nuestras cuentas del plan de contabilidad en tantas cuentas de ingreso y tantas cuentas de gasto como departamentos tengamos. Haciendo bien las cosas eso implica que dentro de cada departamento vamos a tener todas las cuentas (o al menos las necesarias para ese departamento) de ingreso y de gasto del establecimiento.

Un ejemplo de cuentas de gasto en contabilidad tradicional sería:

60000001 Bebidas

60000002 Comidas

etc.

Este mismo micro ejemplo pasado a contabilidad departamental (USALI) sería:

60000101 Bebidas Taberna

60000102 Comidas Taberna

60000201 Bebidas Restaurante

60000202 Comidas Restaurante

etc.

La elección de las cuentas en este ejemplo ha sido un poco interesada por que refleja la estructura contable que puede definir el programa TIMON ECONOMATO para los diferentes departamentos. Aunque hay una segunda posibilidad, que veremos más adelante, de definir informes departamentales sin necesidad de variar nuestra contabilidad hotel actual.

Las cuentas de gasto de las compras de mercaderías se configuran habitualmente por familia de compra, pero tenemos un pequeño gadget en el programa que nos permite hacer que el dígito 3 y 4 contando desde la derecha se reemplacen por el número del departamento de compra. El truco consiste en colocar en esas posiciones dos letras DD en esas posiciones.

Cuentas contable familia

Los números de departamento se pueden consultar en MANTENIMIENTO – DEPARTAMENTOS

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